WIE KOMMEN ASSETS IN EIN DAM?

In unserem vorigen Beitrag haben wir bereits grob erläutert, wie Assets – Bilder, Zeichnungen, Dokumente etc. – in ein DAM wie TESSA kommen. Es gibt zwei ganz grundsätzliche Verfahren:

  • Ohne Freigabeprozess
  • Mit Freigabeprozess

Beide Ansätze sind notwendig und haben ihre Berechtigung, um die Effizienz von Unternehmen zu steigern. Und – damit kein falscher Eindruck entsteht – Assets, die ohne Freigabeprozess in ein DAM gelangen, sollten natürlich fertig und zur Weitergabe geeignet sein. Es ist lediglich so, dass im Digital Asset Management System kein Freigabeprozess mehr angelegt werden muss, denn normalerweise sind diese Prozesse mit den Asset-Inhalten korreliert. Dabei wiederum sollten zwei Typen unterschieden werden:

  • Assets mit Produktbezug
  • Assets ohne Produktbezug

Die Assets mit Produktbezug sind normalerweise die wichtigeren im DAM, weil diese nach der Integration für eine automatisierte Ausleitung zur Verfügung stehen, durch die man Effizienzvorteile gewinnt.

ASSET-KLASSEN MIT PRODUKTBEZUG

Hier zeigen wir dir, um welche Arten bzw. Klassen von Assets mit Produktbezug es normalerweise geht. Die folgende Liste erleichtert das Verständnis dieser Prozesse – denn nur was sauber sortiert in ein DAM gelangt oder durch Hinzuziehung von Metadaten aus anderen Systemen anreicherbar ist, kann hinterher fehlerfrei und effizient in einer Suche abgebildet werden oder sauber zu einem antizipierten Ziel gelangen:

  • Produktskizzen
    Diese gelangen oft durch Vorsysteme ins DAM. Es handelt sich beispielsweise um Bekleidungsskizzen, die für die Vorbestellung durch Bekleidungshändler notwendig sind. Auf Basis dieser Skizzen können Fotografen beauftragt werden.
  • Hauptproduktbilder
    Natürlich gibt es mittlerweile von den meisten Produkten mehrere Produktbilder. Eines davon muss als erstes in Webshops gezeigt werden oder soll in Katalogen als Wichtigstes abgebildet werden. Die Kennzeichnung eines solchen Fotos kann ganz grundsätzlich im Freigabeprozess erfolgen. Häufig ist aber bereits davor klar, um welches Foto bzw. Rendering es sich handelt.
  • Weitere Produktbilder
    Hierzu zählen alle weiteren Produktfotos oder Renderings. Oft handelt es sich hierbei, wie beim Hauptproduktbild, um Produktdarstellungen mit einem Freistellungspfad. Hierdurch können die dargestellten Objekte auf unterschiedlichen Hintergründen platziert werden. In Abgrenzung dazu gibt es oft noch sogenannte …
  • Action-, Anwendungs- oder Ambiente-Bilder
    Dabei handelt es sich um Darstellungen des Produkts im Einsatz – die Butter auf dem Brot, die Möbel im Wohnzimmer, das E-Bike mit Fahrer auf der Straße etc.
  • Produktdatenblätter
    Gerade im B2B-Bereich werden häufig Produktdarstellungen innerhalb eines Dokuments benötigt, in denen die genauen Spezifikationen des Produkts – Maße, Gewicht, Features etc. verdeutlicht werden.
  • Bedienungsanleitungen
    Ob es nun Bedienungsanleitungen für technische Geräte in mehreren Sprachen sind, Aufbauanleitungen für Möbel, Pflegeanleitungen für jegliche Produkte. Mittlerweile gehört es zum guten Ton, diese nicht nur den Produkten beizupacken, sondern auch auf Websites und in Apps anzubieten.
  • Zertifikate
    Für verschiedene Produktklassen sind Zertifikate unbedingt erforderlich, damit diese innerhalb der EU vertrieben werden dürfen – beispielsweise die CE-Erklärung für elektrische Produkte. Daneben gibt es noch vielerlei weitere Zertifikate, die Produkten zuordenbar sind.
  • Beliebige weitere Klassen
    Natürlich kannst Du den Produkten beliebige weitere Asset-Klassen zuordnen – ganz gleich ob dies Filme, 3D-Modelle, Sticker, Einzelteile etc. sind – wenn diese durch den Dateinamen einer Klasse zuordenbar sind, ist dies möglich.

 

Beide Systeme – MAM und DAM – sind mit einem PIM verbunden, einem Product Information Management System. Ein PIM ist in der Regel die zentrale Verteilinstanz für Produktstammdaten im Unternehmen. Über eine Schnittstelle zum PIM ist es möglich, dass den Assets Metadaten zugeordnet werden. So funktioniert dies auch bei Tessa im Zusammenspiel mit dem Akeneo PIM – es gibt eine dedizierte API, über die Daten verknüpft werden. Dieses Verfahren hat enorm viele Vorteile: Das PIM „weiß“, welche Bilder und anderen Assets zu einem Produkt gehören. Beliebige Printprodukte werden damit automatisiert bestückt – nehmen wir beispielsweise Kataloge, Broschüren, Produktdatenblätter, Anleitungen etc. Aber nicht nur die integrierte Produktion von Printobjekten wird ermöglicht, auch das Zusammenspiel vom PIM und DAM reduziert Fehler.

Und natürlich werden auch allerhand Online-Objekte damit bespielt. Ob das nun Websites, Webshops, ganze E-Commerce-Plattformen, Marktplätze oder ERPs und CRMs im Unternehmen sind, alle erhalten durch die Datenbankanbindung stets das aktuelle Asset-Material in der gewünschten Ausprägung. Dazu später mehr.

 

ASSET-KLASSEN OHNE PRODUKTBEZUG

Meistens handelt es sich bei Assets ohne Produktbezug um Fotos, Logos, Templates für Präsentationen oder Anzeigen, mitunter auch Kataloge oder Broschüren. Eine allgemeine Klassen-Struktur dieser Assets ist schwer erkennbar. Oft kommen Unternehmen hier mit einer sehr langen, sehr unübersichtlichen Liste an Assets auf zu uns. Wir erarbeiten dann, wenn erforderlich, gemeinsam mit dem Kunden eine für die späteren Nutzer des TESSA DAM zugängliche Struktur. Dies ist einer der Enterprise-Vorzüge des TESSA DAM. Das Tool ist an die jeweilige Struktur Deines Unternehmens anpassbar. Freilich gibt es einige Anforderungen, die erfüllt werden müssen, damit alles reibungslos läuft. Dies beginnt mit einer sinnvollen Struktur der Dateinamen.

Während es bei Assets mit Produktbezug den Nutzern des TESSA DAM vorwiegend darum geht, die Assets in nachgelagerten Prozessen automatisch Produkten zuzuordnen, z.B. auf Websites oder in Katalogen, ist das vorwiegende Ziel bei Assets ohne Produktbezug meist, diese zentral zur Verfügung zu stellen, die aktuelle Version eines Assets anzubieten und im Falle einer Aktualisierung die Nutzer des Assets zu informieren.

STRUKTUR DER DATEINAMEN IN DAM

Je genauer der Dateiname eines Assets sagt, um was es sich handelt, umso automatisierter kann es einem Produkt zugewiesen werden. Hierfür gibt es einige Anforderungen, die sich aus der Situation des Unternehmens ableiten, das ein DAM haben möchte. Ganz einfach und klar wird die Tatsache sein, dass produktbezogene Assets eine Produktnummer im Dateinamen haben müssen – sonst können diese nicht automatisch mit der Produktnummer in einem PIM – beispielsweise AKENEO – verknüpft werden. Und diese Verknüpfung ist wichtig: Damit kannst Du alle Attributwerte des Produkts aus dem DAM beziehen und für die Suche benutzen. Umgekehrt können all Deine Assets so für die Ausleitung per PIM verknüpft werden. Mit der Produktnummer bzw. SKU haben wir also schon den ersten Schritt geschafft.

Dann ist es auch so, dass Du die Assets deines Unternehmens mit dem TESSA DAM auch weitergeben möchtest. Dafür – und auch wenn Du mehrere Marken mit einem DAM verwalten möchtest – ist es sinnvoll, eine Markenkennung im Dateinamen unterzubringen. Das macht es Deinem Kunden sehr viel leichter, Deine Assets zu verwalten. Allerdings raten wir zur Nutzung eines Kürzels, das nicht mehr als vier oder fünf Zeichen hat, sonst wird dies bei vielen Produkten und Assets zu aufwändig und fehleranfällig. Zumindest sollte das für den Import der Assets so sein. Bei der Ausleitung können wir, Deinem Wunsch entsprechend, auch gerne das Kürzel durch den vollständigen Produktnamen ersetzen.

Nun sind die Basisarbeiten erledigt. Was Du jetzt noch für Dein Benennungskonzept benötigst, sind die Asset-Typen. Du könntest hier beispielsweise immer, wenn es sich um ein Foto handelt, ein „_P_“ in den Dateinamen integrieren. So wird beim Import erkannt, dass es um ein Foto geht. Dein Hauptproduktfoto könnte immer ein „_P1.“ im Dateinamen tragen. Wenn es Fotos sind, die den Aufbau deines Produkts verdeutlichen, wären es beispielsweise „_P_C1.“,  „_P_C2.“, „_P_C3.“ u.s.w. Das „C“ stünde für Construction und die darauffolgende Ziffer würde die Reihenfolge verdeutlichen. Für Detailfotos würde sich statt „C“ ein „D“ anbieten, mit einem „A“ für Action-, Anwendungs- oder Ambiente-Fotos. So deklinierst Du all Deine Dateien und Asset-Typen durch. Danach müsstest Du diese nur noch in ein FTP-Upload-Verzeichnis legen und das TESSA DAM macht den Rest: Die Zuordnung auf die Asset-Kategorien, die Verknüpfung mit dem PIM. Der Import ist damit erledigt. Aber vielleicht möchtest Du auch Deinen Fotografier-Prozess mit dem TESSA DAM abbilden? Dafür gibt es im TESSA DAM eine Workflow-Engine.

DIE ARBEIT MIT WORKFLOW IM TESSA DAM

Arbeitest Du mit externen Fotografen, vielleicht sogar in China? Sollen Umfärbungen in Indien, Vietnam oder den Philippinen durchgeführt werden? Dann kann der Fotograf seine Arbeit direkt über die Webschnittstelle der TESSA hochladen. Du kannst in diesem Fall eine Benachrichtigung bekommen. Ist das Foto OK, so kann es einfach freigegeben werden. Oft wirst Du Änderungswünsche oder Verbesserungsvorschläge haben. Diese kannst Du im TESSA DAM direkt auf dem Foto platzieren. Typische Anweisungen sind hier beispielsweise „Schatten entfernen“, „um 10 Grad nach rechts drehen“, „Falten in diesem Bereich entfernen“. Der Fotograf wird automatisch über Deine Änderungswünsche informiert und kann diese bearbeiten. Nachdem er die neue Version hochgeladen hat, wirst Du informiert und kannst weiterarbeiten. Möglicherweise musst Du noch den Dateinamen anpassen oder Metadaten ergänzen. Danach gibst Du das Foto frei – fertig!

Einen enorm wichtigen Tipp haben wir noch: Wähle einen kurzen einfachen Prozess. Das wird Dir die Arbeit stark erleichtern. Denk an das Pareto-Prinzip und 80:20 und nicht an die Abbildung möglicher Eventualitäten. Das erleichtert den Einstieg.

 

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