DAM vs PIM: Wo liegen die Unterschiede?

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Konsumenten kaufen heute online und dabei sind Produktdaten und Produktbilder entscheidend. DAM und PIM spielen eine wichtige Rolle, um Online-Shops und Kataloge effizient zu bestücken. Erfahre, wie diese Systeme Unternehmen helfen, digitale Ressourcen und Produktinformationen zu verwalten, und wo die Unterschiede liegen.

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Einleitung

Konsumenten kaufen heute Online ein – nicht nur, aber vieles. Wie bisher und heute im gedruckten Katalog, sind die Produktdaten und Bilder ausgesprochen wichtig, damit potenzielle Käufer vom Kauf überzeugt werden können. Damit Du Online-Shops und Kataloge und viele andere Dokumente effizient mit Bildern und Daten bestücken kannst, spielen sowohl Digital Asset Management (DAM) als auch Product Information Management (PIM) eine entscheidende Rolle für Unternehmen.  So können diese ihre digitalen Ressourcen und Produktinformationen effizient verwalten. Doch wo liegen die Unterschiede zwischen diesen beiden Systemen und wann solltest Du welches verwenden? Oder benötigst Du vielleicht auch beide Systeme? In diesem Artikel gehen wir detailliert auf diese Fragen ein.

Was ist Digital Asset Management (DAM)?

DAM bezeichnet den Prozess der Verwaltung, Organisation und Bereitstellung digitaler Ressourcen innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens. Diese digitalen Ressourcen können eine Vielzahl von Dateiformaten umfassen, wie Bilder, Videos, Audio-Dateien, Dokumente und andere Medien. Das Hauptziel von DAM besteht darin, den Zugriff auf diese digitalen Assets zu erleichtern, ihre Wiederverwendbarkeit und Sicherheit zu gewährleisten und den gesamten Lebenszyklus des digitalen Contents effizient zu verwalten. Durch die Implementierung eines Digital Asset Management Systems kann Dein Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, indem es eine zentrale Plattform schafft, um die digitalen Inhalte zu organisieren, zu durchsuchen, zu bearbeiten und zu teilen.

Hauptmerkmale von DAM-Systemen:

  • Asset Integration: DAM-Systeme stellen Verfahren zur strukturierten Integration von Assets in eine Datenbank zur Verfügung
  • Zentrale Speicherung: Alle digitalen Assets – produkt- und markenbezogen – werden an einem zentralen Ort gespeichert.
  • Einfache Suche und Auffindbarkeit: Durch Metadaten und Tags können Assets schnell gefunden werden.
  • Versionierung und Historie: Verfolgen und Verwalten von verschiedenen Versionen eines Assets.
  • Zugriffskontrolle: Verwaltung von Benutzerrechten und Zugriffsebenen.
  • Asset-Verteilung: Assets können über verschiedene Wege (z.B. CDN, FTP, ZIP-Download etc.) in der Form (z.B. Größe, Dateiformat) zur Verfügung gestellt werden.

Ausführlich haben wir DAM Systeme hier erklärt.

Was ist Product Information Management (PIM)?

PIM ist ein System zur zentralen Verwaltung und Pflege aller produktbezogenen Informationen. Dies umfasst technische Daten, Beschreibungen, Bilder, Videos und andere Produktdetails. Ein PIM-System ermöglicht es, Produktinformationen konsistent und aktuell zu halten und sie von der Produktentwicklung über verschiedene Vertriebskanäle – B2B und B2C – hinweg zu verteilen.

Hauptmerkmale von PIM-Systemen:

  • Zentrale Datenbank für Produktstammdaten: Speicherung aller Produktinformationen an einem angefangen bei Informationen aus der Produktentwicklung bis Informationen aus dem Marketing
  • Datenanreicherung: Ergänzen und Verfeinern von Produktinformationen. Das betrifft beispielsweise Erstellung von Texten sowie Übersetzungen.
  • Mehrkanal-Verteilung: Verteilung konsistenter Produktdaten über verschiedene Kanäle wie E-Commerce, Printkataloge und Marktplätze.
  • Integration: Einbindung in andere Systeme wie DAM, ERP, CRM, CMS und Shop-Systeme.

Ausführlich haben wir PIM-Systeme hier erklärt.

Unterschiede zwischen DAM und PIM

Obwohl sowohl DAM als auch PIM zur Verwaltung von Informationen verwendet werden, unterscheiden sie sich grundlegend in ihrem Fokus und ihrer Funktionalität. Folgend ein Vergleich von PIM und DAM:

Kriterium DAM PIM
Fokus Verwaltung digitaler Medien Verwaltung von Produktinformationen
Zielgruppe Marketing, Kreativteams Produktmanagement, Vertrieb, Marketing
Hauptfunktion Speichern, Organisieren, Teilen von Medien Zentralisierung und Verteilung von Produktdaten
Datenart Bilder, Videos, Dokumente, Grafiken etc. Technische Daten, Beschreibungen, Preise, Bilder
Anwendungsbereich Produktkataloge, E-Commerce, Marktplätze, Marketing-Kampagnen, Branding, Werbung Produktkataloge, E-Commerce, Marktplätze

Gemeinsamkeiten von PIM und DAM

In beiden Systemen geht es um Produktdaten. Im PIM liegen diese als Attribute verschiedener Ausprägung vor (z.B. Texte, Zahlen, Optionen etc.) in einem DAM gibt es Dateien, die Assets. Für Dich sind diese Systeme

  • Die Systeme arbeiten auf Produktebene
  • Der Single Point of Truth für Produktdaten
  • Es lassen sich Sortimente ausleiten

Wenn sie verbunden sind, lassen sich synchron Attribut- und Asset-Daten ausleiten.

Vorteile von DAM in verschiedenen Situationen

Ein DAM-System bietet insbesondere in bestimmten Szenarien erhebliche Vorteile. Hier sind einige Beispiele:

Vorteile von DAM:

  • Effiziente Verwaltung von Medien: Alle digitalen Assets werden zentral gespeichert und sind leicht auffindbar. Es besteht also keine Unsicherheit mehr, ob es sich um die aktuelle Version eines Assets handelt.
  • Konsistentes Branding: Durch die zentrale Speicherung der Assets, kann kontrolliert und sichergestellt werden, dass alle verwendeten Medien den Markenrichtlinien entsprechen.
  • Kollaboration: Es wird Teams ermöglicht, gleichzeitig an Projekten zu arbeiten und aktuelle Versionen zu nutzen. Werden Publishing-Lösungen wie InBetween genutzt, dann ist es möglich bis kurz vor dem Druckgang Bilder zu aktualisieren.

Zeitersparnis: Schnellere Suche und Wiederverwendung von Assets reduzieren den Aufwand.

Wann ist DAM ideal?

Die Anwendungsbereiche von DAM-Systemen gegen über die von PIM-Systemen hinaus. In PIMs werden tatsächlich nur Produktdaten verwaltet. Es gibt PIM-Systeme, die auch Produkt-Assets aufnehmen. Sobald Marketing-Kampagnen, Branding und Werbung in Deinem Unternehmen eine wichtige Rolle spielen, ist ein DAM neben einem PIM empfehlenswert. Die Wichtigkeit der Verwendung eines DAM steigt, sobald Du mit großen Mengen an digitalen Medien arbeitest, die organisiert und wiederverwendet werden müssen. Dies wird noch wichtiger, wenn die Bilder, Dokumente, Videos und sonstigen Dateien aus vielen Quellen zu dir gelangen – Du beispielsweise viele Lieferanten hast, Du mit vielen Fotografen zusammenarbeitet oder die Bearbeitet der Dateien über viele verschiedene Standorte verteilt sind. Müssen dieses Teams auch noch gleichzeitig auf Medien zugreifen, um diese zu bearbeiten, dann ist eine spezialisierte Lösung wie ein DAM ausgesprochen hilfreich. Die Funktionalität eines DAM geht weit über die Möglichkeit des Asset Management eines PIM hinaus.  Für Unternehmen, die ihre Markenidentität konsistent über alle Kanäle hinweg präsentieren möchten und noch dazu viele Produkte und/oder viele Assets pro Produkt haben, ist ein DAM – das natürlich auch mit einem PIM zusammenarbeitet – unbedingt empfehlenswert.

Woran erkennst Du, dass Du dich mit der Anschaffung eines DAM beschäftigen solltest?

Wenn Du mehr als eine der folgenden Fragen mit „Ja“ beantwortest, solltest Du Dich mit der Anschaffung eines DAM beschäftigen:

  • Ist Markenbildung für Dich wichtig?
  • Hast Du viele komplexe Produkte?
  • Liegen Deine Bilder und digitalen Assets wie Produktdatenblätter, Videos und Bilder auf einer Festplatte oder dem Netzlaufwerk?
  • Verwendest du einen Cloudspeicherdienst wie z.B. Dropbox, Google Drive oder OneDrive?
  • Findest du Bilder oder Dateien nicht mehr, weil du nicht weißt an welcher Stelle diese in deiner Ordnerstruktur abgelegt wurden?
  • Speicherst du Bilder und Assets mehrfach in verschiedenen Auflösungen für unterschiedliche Verwendungszwecke?
  • Sendest du häufig große Dateien per E-Mail zu Lieferanten, Teammitgliedern oder Kunden?

Vorteile von PIM in verschiedenen Situationen

Ein PIM-System ist besonders vorteilhaft, wenn es darum geht, Produktinformationen effizient zu verwalten und zu verteilen. Hier sind einige Beispiele:

Vorteile von PIM:

  • Zentrale Datenverwaltung: Alle Produktinformationen sind an einem Ort gespeichert und leicht zu aktualisieren.
  • Konsistenz und Genauigkeit: Sicherstellung, dass Produktinformationen über alle Vertriebskanäle hinweg konsistent und korrekt sind.
  • Schnellere Markteinführung: Beschleunigung der Einführung neuer Produkte durch effiziente Datenverwaltung.
  • Verbesserte Kundenbindung: Bereitstellung vollständiger und genauer Produktinformationen erhöht das Vertrauen der Kunden.

Wann ist PIM ideal?

Sobald Du mit der Verwaltung einer großen Anzahl von Produkten mit umfangreichen Informationen beschäftigt bist, ist ein PIM ausgesprochen hilfreich. Kommen diese Daten auch noch aus verschiedenen Quellen – beispielsweise verschiedenen Lieferanten, EPR Systemen, Daten aus der Produktentwicklung – dann ist es hilfreich, wenn die Daten durch den PIM-Prozess automatisch auf ein einheitliches Format gebracht werden. Müssen diese Produktinformationen auch noch regelmäßig aktualisiert werden, dann ist die Arbeit mit Excel oder den Datenbanken von Shop-Systemen Fehleranfällig, gefährlich und ineffizient. Sollen die Daten dann auch noch über mehrere Kanäle verteilt werden, dann ist die verlässliche Arbeit ohne spezialisiertes System geradezu unmöglich. Für Unternehmen mit vielen Produkten, die ihre Produktdaten in verschiedenen Sprachen und Formaten bereitstellen müssen, ist ein PIM System ohnehin zu empfehlen.

Woran erkennst Du, dass Du dich mit der Anschaffung eines PIM beschäftigen solltest?

Wenn Du mehr als eine der folgenden Fragen mit „Ja“ beantwortest, solltest Du Dich mit der Anschaffung eines PIM beschäftigen:

  • Hast Du sehr viele Produkte?
  • Melden sich häufig Kunden wegen fehlender, inkonsistenter oder fehlerhafter Produktdaten bei Dir?
  • Benötigst Du in allen beteiligten Abteilungen konsistente und aktuelle Produktdaten?
  • Ist dein Produktportfolio komplex und werden die Produktinformationen oft aktualisiert?
  • Werden vielerlei Daten aus unterschiedlichsten Quellen generiert?
  • Stellst Du Deinen Kunden viele Produktinformationen beispielsweise für den Online-Shop oder Marktplätze zur Verfügung?

Wie lassen sich PIM und DAM integrieren?

In manchen Situationen reicht ein PIM aus, mitunter auch ein DAM. Ihre wahre Schlagkraft entwickeln die Tools gemeinsam und gut aufeinander abgestimmt. Das TESSA DAM kommuniziert beispielsweise über API mit dem Akeneo PIM. So können alle Assets automatisch mit den Produkten verknüpft werden. Der Schlüssel hierfür ist in der Regel die Artikelnummer des Produkts, die in den Daten des Assets verfügbar ist. So schaffst Du es auch bei großen Datenmengen den Überblick zu behalten, Websites, Online-Shops, Kataloge oder Produktdatenblätter automatisch mit Produktdaten und Assets zu bestücken.

Ausführlich haben wir die gemeinsame Integration von PIM und DAM und warum die die Kombination von PIM & DAM die optimale Lösung für Dich ist hier erklärt.

Fazit

DAM und PIM - unverzichtbare Werkzeuge

Sowohl DAM als auch PIM sind unverzichtbare Werkzeuge für moderne Unternehmen, die ihre digitalen Ressourcen und Produktinformationen effizient verwalten möchten. Die Syteme sind komplementär. Für Unternehmen mit wenigen einfachen Produkten, die keine Kataloge oder Produktdatenblätter produzieren, mag ein PIM mit Asset Management Funktionalität ausreichen, sobald die Produkte komplexer werden (und damit mehr Assets notwendig) oder mehr Produkte werden (und wiederum mehr Assets notwendig), ist ein eigenständiges DAM hilfreich. Spielt Branding bzw. Markenbildung bei den hergestellten und/oder betriebenen Produkte eine relevante Rolle, ist ohnehin zu einem DAM zu raten. Mitunter reicht dann sogar ein DAM System mit einem Markenportal wie TESSA BrandHub.

Beide Systeme bringen ihre eigenen Vorteile mit sich und sind in Kombination ein sehr gutes Team. Wir beraten Dich gerne und finden die optimale Lösung in Sachen Daten- und Asset-Management für Dich. Wende Dich gerne an hello@tessa-dam.com wenden. Wir freuen uns, dich kennenzulernen!

Andreas Werner
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