Digital Asset Management im Unternehmens­prozess

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Wir erläutern, was ein DAM – ein Digital Asset Management System – im Unternehmensprozess ist und welche gravierenden Effizienzvorteile es Unternehmen bringt, damit zu arbeiten.

Ohne DAM liegen Bilder in Verzeichnissen auf Rechnern. Das Auffinden einzelner Fotos in diesen Verzeichnissen ist sehr zeitaufwändig. Wird beispielsweise ein Bild mit einer eindeutigen Bezeichnung gesucht, dann ist das einfach und geht schnell. Sollen jedoch für 100 Produkte die zugehörigen Fotos zusammengestellt werden, dann kann ein Sachbearbeiter schon einige Zeit damit verbringen. Besteht die Anforderung darin ein Ambiente-Foto mit einem bestimmten Bildinhalt zu beschaffen, dann ist die Herausforderung noch größer.

Erquicklich ist diese Lage nicht und wahrscheinlich der Grund dafür, dass vor mehr als 30 Jahren die ersten Bilddatenbanken entwickelt wurden. Es geht nach wie vor darum, Bilder leichter auffindbar zu machen. Zu diesem Zweck werden die Bilder mit Metadaten angereichert, so dass die Bearbeiter es leichter haben, die benötigten Bilder zu finden und Zusammenstellungen anzufertigen.

Bilddatenbanken - notwendig für Unternehmen mit vielen Produkten

Bilddatenbanken sind hier tatsächlich eine große Erleichterung. Aber es sind „Bilddatenbanken“. Wie der Begriff schon sagt, geht es um Bilder – Fotos, die vornehmlich von einer Marketing-Abteilung verwaltet werden. Außerdem weist der Begriff „Datenbanken“ noch auf ein weiteres Defizit hin: Es fehlt der Prozess bzw. das Management. Bilder werden in Bilddatenbanken meist manuell erfasst und – wiederum manuell – verschlagwortet, um ihre erleichterte Auffindbarkeit sicherzustellen. Möglicherweise wurde diese Entwicklung durch die früher gängige Konfiguration der Marketing-Abteilungen verursacht: Man beschäftigte sich mit der Produktion von Katalogen und gedruckten Werbematerialien. Bei Unternehmen mit vielen optisch darstellbaren Produkten war die Bilddatenbank eine logische Notwendigkeit, aber nicht mehr.

Im Vergleich zu dieser weitgehend noch analogen Zeit vor dem Aufkommen des Internet hat sich sehr viel geändert: Auf Websites werden erheblich mehr Fotos gezeigt, als früher in Katalogen zu sehen waren; Unternehmen wie About You zeigen auch noch Videos für viele ihrer Produkte. Es gibt 3D-Spins von allen erdenklichen Produkten, Kunden erwarten zu technischen Produkten Bedienungsanleitungen, Aufbauhilfen, Normdokumente und Zertifikate etc. Sowohl die Gesamtzahl der zu verwaltenden Assets als auch die Arten unterschiedlicher zu organisierender Assets hat sehr stark zugenommen.
Prozesse müssen automatisiert und optimiert werden, um dieser gestiegenen Anforderungen Herr zu werden. Ausgesprochen hilfreich sind in diesem Zusammenhang moderne Digital Asset Management Systeme wie TESSA.

Vielleicht fragst Du Dich jetzt Folgendes: Was ist denn nun ein MAM – ein Media Asset Management Tool im Vergleich zum DAM, dem Digital Asset Management? Der Unterschied ist nicht groß – in beiden Systemen werden Dateien und deren Metadaten verwaltet. Nur kommen im DAM im Gegensatz zum MAM noch Dokumente dazu – also die eben angesprochenen Gebrauchsanweisungen, Normdokumente, Zertifikate usw. In diesem Sinne ist ein DAM natürlich auch ein MAM, nur eben um diese Dokumentenklasse erweitert.

Beide Systeme – MAM und DAM – sind mit einem PIM verbunden, einem Product Information Management System. Ein PIM ist in der Regel die zentrale Verteilinstanz für Produktstammdaten im Unternehmen. Über eine Schnittstelle zum PIM ist es möglich, dass den Assets Metadaten zugeordnet werden. So funktioniert dies auch bei Tessa im Zusammenspiel mit dem Akeneo PIM – es gibt eine dedizierte API, über die Daten verknüpft werden. Dieses Verfahren hat enorm viele Vorteile: Das PIM „weiß“, welche Bilder und anderen Assets zu einem Produkt gehören. Beliebige Printprodukte werden damit automatisiert bestückt – nehmen wir beispielsweise Kataloge, Broschüren, Produktdatenblätter, Anleitungen etc. Aber nicht nur die integrierte Produktion von Printobjekten wird ermöglicht, auch das Zusammenspiel vom PIM und DAM reduziert Fehler.

Und natürlich werden auch allerhand Online-Objekte damit bespielt. Ob das nun Websites, Webshops, ganze E-Commerce-Plattformen, Marktplätze oder ERPs und CRMs im Unternehmen sind, alle erhalten durch die Datenbankanbindung stets das aktuelle Asset-Material in der gewünschten Ausprägung. Dazu später mehr.

Wie kommt digitaler Content in ein DAM-System?

Die Zahl der Assets pro Produkt hat seit der Entstehung des kommerziellen Internet enorm zugenommen. Allein die Medien-Produktion hat bei Unternehmen mit vielen Produkten eine Komplexität erreicht, bei der strukturierende, die Effizienz, Sicherheit, Geschwindigkeit erhöhende Maßnahmen dringend erforderlich sind, um die Kosten im Griff zu behalten.

Hier bieten DAM-Systeme wie TESSA entsprechende Hilfeleistungen an: In Industriebetrieben mit eigener Produktentwicklung wissen Produkt-Manager normalerweise, welche Fotos erforderlich sind. Aus deren Entwicklungswerkzeugen werden im Idealfall Skizzen in das DAM übertragen. Der Fotograf bekommt über einen Workflow-Mechanismus mitgeteilt, dass neue Foto-Anforderungen vorhanden sind. Er kann – gleich ob er sich in Deutschland befindet oder einem anderen Produktionsland – das zu fotografierende Objekt nehmen, seine Aufträge erfüllen und die gewünschten Fotos auf die Skizzen ziehen. Damit wird eine neue Version angelegt und der für den Workflow Verantwortliche erhält nachfolgend eine Benachrichtigung. Die erforderlichen Prüf- und Abnahme-Prozesse finden auch im DAM statt. Das Foto steht nach der Abnahme nebst bereits vorhandenen Metadaten zur allgemeinen Verfügung.

Wenn Du Dich jetzt fragst, wie das beispielsweise mit Bedienungs-, Pflege-Anleitungen oder Produktdaten-Blättern funktioniert: Manuell wären solche Prozesse meist ein zu großer Overhead. Solche Dateien werden daher mit eindeutig erkennbaren Dateinamen verstehen und per FTP oder anderen Schnittstellen in das DAM befördert. Also keine Bange – ein DAM ist eine die Effizienz steigernde Instanz, die allen relevanten Assets eines Unternehmens eine Heimat bietet. Neben Assets mit Produktbezug können Marketing-Abteilungen natürlich außerdem jegliche andere Assets in einem DAM wie TESSA unterbringen, um diese Kollegen, Agenturen, Dienstleistern und Kunden rund um den Erdball zur Verfügung zu stellen.

Asset finden den Weg ins DAM also manuell über Workflows, bei denen Menschen steuernd eingreifen. Dabei ist es möglich, den Assets automatisch oder manuell relevante Informationen mitzugeben. Bei Stock-Material lässt sich der manuelle Fall leicht deutlich machen: Wie lange darf das Asset benutzt werden? Für welche Zwecke ist die Lizenz? Bis zu welcher Auflage darf gedruckt werden? Etc. In automatischen Prozessen hilft AI/KI, Objekte auf Fotos zu erkennen und zu verschlagworten, damit diese in der Suche leichter auffindbar sind – ob es sich um Blumentöpfe, Fahrräder, Küchengeräte oder Kleidungsstücke handelt, ist dabei zweitrangig.

Das perfekte Recherche-Instrument

DAM-Systeme wie TESSA sind ganz wunderbare Recherchewerkzeuge. Durch die Verbindung mit dem Akeneo PIM kann jegliches Produkt-Attribut als Filter herangezogen werden. Suchst Du nach all Deine roten Produkte: Bitte schön – alles in Rot. Suchst Du nach speziellen Produktkategorien – beispielsweise nach Pollerleuchten und dabei nach den zugehörigen Ambiente-Fotos: gern geschehen. Häufige Anwendungsfälle sind Suchaufträge hinsichtlich aller Assets einer Produkt-Familie, -serie oder -kategorie. Möglicherweise soll die Anfrage dann auch noch auf einen bestimmten Zeitraum eingeschränkt werden: Nur Neuheiten oder beispielsweise nur Fotos, die bei einem Shooting im Oktober in Südafrika aufgenommen wurden. Natürlich ist dies möglich, ebenso wie die Suche nach früheren Versionen eines Fotos oder Dokuments.

Nicht nur solche, mehr oder weniger strukturelle Fragen werden beantwortet: Unser Kunde SLV findet es immer wieder toll, mit einer Suchanfrage Ambiente-Bilder seiner Leuchten um Swimming-Pools angezeigt zu bekommen. Dabei funktioniert die Anfrage in mehreren Sprachen.

Stichwort Texte und Text-Erkennung: DAMs zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht nur Pixel und Vektoren verwalten. In PDFs stehen auch Texte – oft leider nur als Scan. Diese Texte werden, wenn notwendig, natürlich den Metadaten hinzugefügt und sind durchsuchbar. Ein DAM wie Tessa verfügt also über alle Suchmöglichkeiten, die eine moderne elaborierte Website auch hat – bis hin zu einer integrierten Elasticsearch.

Für die Prozesse im Unternehmen ist eine weitere Funktionalität der Suchen in DAMs noch erheblich entscheidender: Suchen sind speicherbar und können Sammlungen als Korrelat pflegen. Wenn Du also Sammlungen erstellt hast, die bereits weitergegeben wurden, kann der Empfänger der betreffenden Assets über das Update der Daten informiert werden.

Contentverteilung: Jedem Zielsystem die Medien in der richtigen Qualität bereitstellen

Viele Nutzer von MAM- und DAM-Systemen nutzen diese, um Kataloge zu produzieren. Das funktioniert auch im Zusammenspiel mit Akeneo vorzüglich. Die Produktdaten des PIM werden mit den Daten des DAM verknüpft und „zu Papier gebracht“. Wird ein Foto oder ein anderes im Katalog befindliches Asset aktualisiert, erscheint dies quasi auf Kopfdruck automatisch in der aktuellen Version im zu erstellenden Dokument, einer Druckvorlage oder einem PDF. Dieses Verfahren ist außerordentlich hilfreich für die Effizienz der Medienproduktion innerhalb von Unternehmen. Fehler werden stark reduziert, weil nicht mehr darauf geachtet werden muss, an welchen Stellen beispielsweise ein Bild auszutauschen ist. Damit reduziert sich auch der nachgelagerte Ärger, wenn Fehler zu verargumentieren sind. Zudem erhöht sich natürlich die Durchlaufgeschwindigkeit erheblich, wenn manuelle Arbeiten für das Ersetzen neuer Versionen sowie Kontrollen entfallen oder zumindest reduzierbar sind.

Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Vorteil von DAM-Systemen wie Tessa beruht darauf, dass Assets bei der Ausleitung manipulierbar sind. Manipulieren beschreibt an dieser Stelle einfach nur die Anpassung von Bildgrößen, Dateiformaten, Anbringung von Logos oder Wasserzeichen, Veränderung des Farbraums etc. Diese Verfahren ermöglichen es, gepaart mit der Zusammenstellung von Sortimenten in der Suche, Kunden Assets genau in der von den Empfängern gewünschten Form zur Verfügung zu stellen. Dies geschieht höchst effizient im Hintergrund. Unternehmen erbringen so erhebliche Arbeitserleichterungen für die Datennutzer – Händler, Online-Shops oder Marktplätze. Die Time-to-Market ist reduziert, weil der Datenempfänger schneller in der Lage ist, die Assets am gewünschten Zielort zu platzieren. Im Gegenzug ist es Händlern möglich, Assets aus unterschiedlichsten Quellen zu standardisieren und gleicher Form zu publizieren.

Myriam Bohr, Digital Marketing Manager unseres Kunden Lamy fasst die Vorteile des TESSA DAM für ihr Unternehmen so zusammen: „TESSA ist für uns weltweit ein wichtiges Tool. In Kombination mit dem Konnektor schafft TESSA die perfekte Verbindung zu unserem PIM System, Akeneo. Somit konnten wir unsere Prozesse weltweit noch stärker digitalisieren und eine deutliche Verbesserung der „Time-to-market“ erzielen.“ Wir freuen uns mächtig, wenn wir für langjährige Kunden die Effektivität noch weiter steigern können. Übrigens – das TESSA DAM hat sehr viele Funktionen im Standard – sollte etwas fehlen, spielen wir einen vollen Enterprise-Charakter aus. Anpassungen an die Prozesse in Deinem Unternehmen sind jederzeit möglich.

Fazit

Der Ort für deine digitalen Medien

Ohne DAM – Digital Asset Management – liegen Bilder bzw. alle Assets in Verzeichnissen. Mit einem DAM sind Workflows – Prozesse – abbildbar, und das alles regelbasiert. Assets werden mit Metadaten versehen – automatisiert im Zusammenspiel mit einem PIM oder einer KI. So sind Assets erheblich leichter auffindbar als in Verzeichnissen. Auch können Sammlungen bzw. Kollektionen oder Sortimente gebildet werden. Nicht zuletzt sind diese manipulierbar und die Fotos können für das entsprechende Zielsystem in der gewünschten Form ausgeleitet werden.

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Torsten Herbert
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