Was ist Digital-Asset-Management (DAM)?

Management heißt in diesem Fall, dass die Assets (Fotos, Grafiken, Filme, Dokumente) über festgelegte Prozesse in das DAM integriert werden. Im DAM selbst werden diese verarbeitet und mit zusätzlichen Daten (Metadaten) versehen – auch durch eine Verknüpfung mit einem Produkt Information Management System (PIM). Dies geschieht, um die Assets strukturiert in Websites, Dokumente, Kunden- oder Presseexporte etc. zu integrieren und diese leicht auffindbar zu machen.

Welche Daten werden in einem Digital Asset Management verwaltet?

Unternehmen in digitalen Umwelten geben Inhalte digital weiter oder veröffentlichen diese digital und haben ihre Medienproduktion digitalisiert. In diesem Zusammenhang werden Elemente für diese Produktions- und Veröffentlichungsprozesse digital in Dateiform benötigt. Genau diese Dateien bezeichnet man als Digital Assets. Handelte es sich in der Vergangenheit um Bilder beziehungsweise Fotos – was als Media Assets bezeichnet wurde – so ist das Spektrum der Digitalen Assets mittlerweile weitaus breiter. Vereinfacht kann man in die folgenden Formate unterteilen:

• Bilder
  Darunter sind Fotos verschiedenster Ausprägung, aber auch Zeichnungen zu verstehen.
• Videos
  Von Imagevideos über Webinare und Aufbauvideos bis hin zu Produktvideos.
• Audio
  Sämtliches Audiomaterial von Podcasts, die direkt an Endverbraucher gehen bis zu Audiomaterial, das für die Videoproduktion benötigt wird (z.B. Jingles)
• Dokumente
  Aufbauanleitungen, Produktdatenblätter, Zertifikate, Präsentationen, aber auch BIM-Objekte, Gaeb-Dateien etc.

Im Grunde werden diese Dateien erst durch die Integration in ein DAM (Digital Asset Management System) zum Asset. Bei diesem Integrationsprozess werden durch das DAM die Dateieigenschaften ausgelesen und gespeichert sowie auch die im Asset enthaltenen Informationen (z.B. die Kamera, mit der ein Foto geschossen wurde). Zusätzlich können bei Assets mit Produktbezug durch die Verbindung mit einem PIM (Product Information Management) noch weitere Informationen mit dem Asset verknüpft werden (z.B. der Produktname eines abgebildeten Objekts). Bei diesen zusätzlichen Informationen, die eine Datei zum Asset machen, handelt es sich um die sogenannten Metadaten.

Abgrenzung Digital Asset Management zu Product Information Management

In einen DAM-System werden Digitale Assets gemanagt, also Dateien – Fotos, Zeichnungen, Dokumente etc. – und die notwendigen Metadaten dazu. In einem Product Information Management System, kurz PIM-System, werden Attribute und Kategorien angelegt. Attribute sind beispielsweise Produkteigenschaften, technische Daten, Produktcontent in Textform, Marketing-Informationen, Stammdaten, Logistikinformationen etc. Die Attributwerte, also Produktdaten, bestimmen dann beispielsweise über die Größe, Farbe, Produktnamen, Kurz- und Langtexte etc. Assets werden in der Regel durch die Verknüpfung mit einem DAM integriert. Produkte im PIM werden in Kategorien und Kategoriebäume einsortiert, um deren Daten strukturiert für verschiedene Verwendungszwecke ausgeben zu können. Merken sollte man sich: Im DAM sind Dateien und im PIM Attribute.

Wann lohnt sich die Einführung eines DAM-Systems?

Je größer die Menge der Assets ist, die verwaltet werden müssen, um so sinnvoller ist der Einsatz eines DAM. So könnte man es stark vereinfacht ausdrücken. Die Zahl an Assets steigt einerseits mit der Zahl an Produkten, für die Fotos, Videos und Dokumente verwaltet werden müssen. Andererseits steigt diese auch mit der Stärke einer Marke sowie mit der Komplexität von Produkten. Globale Markenartikler generieren, verwalten und verteilen normalerweise mehr Mediendateien als, sagen wir, ein Winzer mit wenigen Hektar Anbaufläche oder ein kleines Gasthaus. Zudem steigt auch die Anforderung von Kunden an die Zahl und Qualität von Assets. Während es in der Anfangsphase des E-Commerce oft ausreichend war, ein Produktfoto zu zeigen, erwarten Nutzer heutzutage eine Vielzahl von Fotos – das Produkt aus verschiedenen Perspektiven, Detailfotos, Action- oder Mood-Fotos. Zusätzlich sind – je nach Produkt – noch Videos, Bedienungsanleitungen, Produktdatenblätter, Zertifikate etc. notwendig. Dateiverzeichnisse sind hierbei viel zu fehleranfällig, Bilddatenbanken unterstützen Dokumente nicht und sind oft unzureichend vernetzt. Ähnliches gilt für Media Asset Management Lösungen. Neuere Digital Asset Management Lösungen wie das TESSA DAM erlauben die vollständige Prozessintegration, AI gesteuerte Anreicherung von Metadaten, bis hin zur direkten Verteilung der Assets per Content Delivery Network (CDN). Die AI-Funktionalität ist besonders für den Bereich Social Media hilfreich, weil es Redakteure durch die automatisierte Verschlagwortung leicht haben, Fotos genau für ihren Bedarf zu finden. Die Gründe sind hier die Verknüpfung mit Produkten und die bessere Auffindbarkeit von Assets, die nicht zwingend mit einem Produkt verknüpft sein müssen. Um nur ein Beispiel zu nennen: Prinzipiell ist es möglich, sich alle Weihnachtsmotive der vergangenen Jahre anzeigen zu lassen.

Was sich bisher größtenteils auf digitale Erfordernisse bezog, ist jedoch bei der Produktion von Katalogen, Broschüren und Produktdatenblättern genauso relevant: Durch den Einsatz eines DAM ist es möglich, die notwendigen Assets – so diese im DAM vorhanden sind – automatisch in die entsprechenden Dokumente einzubinden und gegebenenfalls sogar zu aktualisieren. Ein Asset muss nur ein einziges Mal im DAM aktualisiert werden, um es damit gleichzeitig an allen anderen Stellen zu aktualisieren, an denen es automatisch gezeigt oder eingebunden wird. Wenn Du jetzt denkst, dass große, dicke Kataloge ja auf dem Rückzug seien, stimmt das natürlich. Allerdings geht der Trend eindeutig zu einer größeren Zahl von individualisierten Druckwerken, Broschüren, kleineren dünneren Katalogen, die auf die individuellen Anforderungen von spezielleren Zielgruppen abgestimmt sind. Genau hierfür benötigst Du Werkzeuge, die zuverlässig und automatisch Inhalte in der gewünschten Form in die Dokumente einbinden können. Ein DAM gehört dazu, wenn Du mit einer größeren Zahl von Produkten, Dokumenten oder starken Marken arbeitest.

Was wir hier noch erläutern sollten: Wir haben schon eine Reihe von Begriffen näher erklärt, die das Umfeld des Digital Asset Management beschreiben. Vielfach werden auch andere Begriffe genutzt. Wir haben hier eine Liste der gebräuchlichsten Begriffe zusammengestellt. Immer wenn der Begriff „Bild“ darin vorkommt, solltest Du bei der Auswahl einer Softwarelösung darauf achten, dass auch Dokumente verarbeitbar sind und eine Verbindung zu einem PIM-System möglich ist:

• Bilddatenbank
• Bildarchiv
• Mediendatenbank
• Media Library Software
• Digital Media Management
• Digital Asset Software
• DAM-System (= Digital Asset Management)
• MAM-System (= Media Asset Management)
• Product Asset Management
• Medienportal
• Mediaportal
• Marketing Asset Management

Warum ist Digital Asset Management wichtig?

Ganz grundsätzlich können durch ein DAM sehr viele Prozesse automatisiert werden, zudem wird dabei deren Fehleranfälligkeit reduziert. Hierdurch werden viele Prozesse beschleunigt, z.B. wenn ein Foto fehlerhaft ist und nur ein einziges Mal ausgetauscht werden muss, um an vielen Stellen ersetzt zu werden – z.B. der eigenen Website, in Apps aber auch auf Kundenwebsites oder bei in Produktion befindlichen Broschüren. So läuft alles sehr viel schneller und reibungsloser, weil Assets nahtlos in weitere angeschlossene Systeme integriert werden. Das alles spart Kosten und vermeidet Ärger, weil alle Visualisierungs-Prozesse auf die gleichen aktuellen Inhalte zugreifen. Es ist die Funktion des Single Point of Truth für Assets eines DAM. Gleichzeitig schaffst Du es durch die erhöhte Geschwindigkeit der Verarbeitung bei gleichzeitiger gesteigerter Validität der Prozesse, der Anforderung nach mehr Assets im E-Commerce leichter zu folgen. Genau dort findest Du auch schnell und sicher Assets, wenn Du manuell danach suchst. Auch wenn viele Prozesse automatisch ablaufen, bist Du auch bei manuellen Aufgaben schneller – beispielsweise, wenn Du Mood-Bilder für eine Anzeigenkampagne suchst. Deshalb werden die Assets im TESSA DAM auch sorgfältig gesichert, damit Du Dich darum nicht kümmern muss. Du musst selbst keine Backups mehr organisieren.

Wie werden digitale Assets im DAM abgelegt?

Ganz grundsätzlich gibt es zwei Qualitäten von Assets, die in ein DAM gelangen:

• Für die Publikation und Verbreitung fertige Assets
• Assets, bei denen die Fertigstellung und Freigabe für die Publikation und Verteilung über Workflows im DAM System gelöst wird.

Im ersten Fall handelt es sich zumeist um automatisiert generierte Assets – beispielsweise Produktdatenblätter oder Energielabels – oder um extern zugelieferte Assets. Dieser Fall ist die Regel bei Online-Händlern ohne eigenen Fotografier-Prozess. Für beide Fälle gibt es bei TESSA DAM die Möglichkeit, Daten per FTP und API zu importieren. Zusätzlich gibt es noch eine Webschnittstelle für kleinere Datenmengen.

Sind die Daten zunächst einmal im DAM angelangt, werden diese mit Metadaten versehen. So können Fotografen beispielsweise ihre Fotos eines Shootings taggen, sodass sie dies ohne großen Aufwand wiederfinden können.

Wenn eine Datei in ein DAM gelangt, wird zunächst geprüft, ob diese einem automatisierten Prozess zuzuführen ist. Erkannt wird dies in der Regel durch den Dateinamen. Wenn dort beispielsweise eine Produkt-ID steht, prüft das DAM, ob diese auch im PIM vorhanden ist und verknüpft die gewünschten Produktdaten mit der Datei. So ist es später möglich, Dateien durch Produktnamensuche zu finden. Aus den Dateien selbst sind noch Metadaten auslesbar, die dann in der Datenbank des DAM abgespeichert werden, um diese suchbar zu machen. Dabei handelt es sich beispielsweise um die EXIF-Daten aus Fotos. Darin ist u.a. der Fotoapparat vermerkt, mit dem die Aufnahme getätigt wurde, nebst allen Einstellungen wie Belichtungszeit, Blende, GPS-Daten etc. Zusätzlich sind in den EXIF-Daten im professionellen Umfeld normalerweise auch noch Copyright-Vermerke enthalten. Bei Dokumenten werden Texte extrahiert und suchbar gemacht. Du musst Dich also nur noch an eine Textstelle erinnern, um ein Powerpoint-Dokument wieder aufzuspüren. Während dies bei Dokumenten ganz einfach umzusetzen ist, werden Texte und Objekte in Bildern von modernen DAM-Systemen mittels Künstlicher Intelligenz erkannt, in der Datenbank gespeichert und suchbar gemacht.

Um es nochmal zusammenzufassen: Dateien werden bei der Integration in ein DAM zu Assets und auf diesem Weg mit Metadaten versehen, die Suche und Verteilung erleichtern. Die Original-Datei wird dabei in einem Speichersystem abgelegt und bleibt für die weitere Verwendung zugänglich. Gleichzeitig wird das Asset zum Zweck der Datensicherung (Backup) auf einem weiteren System gespeichert und – das ist etwas neuer – auf einem Content Delivery Network (CDN) abgelegt, damit das Asset in der gewünschten Form superschnell rund um den Erdball für den gewünschten Verwendungszweck zur Verfügung steht.

Manchmal ist die Geschwindigkeit eines CDN nicht erforderlich und die physikalische Zusammenstellung von Assets gewünscht bzw. notwendig. Dann ist es möglich, Sammlungen zu erstellen und diese in der gewünschten Form weiterzugeben. Die Daten werden dann als ZIP-File bereitgestellt oder zum Bleispiel auf einem FTP-Server. Weitere Ablageorte wie OneDrive, GoogleDrive etc. sind möglich.

Welche Aufgaben erledigt ein Digital Asset Management?

Ein DAM System ist der Single Point of Truth für alle zu verbreitenden Bilder und Dokumente eines Unternehmens und damit die zentrale Ablage. Alle, wirklich alle Fotos, die freigegeben sind und damit in Websites, Apps, Kataloge oder Broschüren eingebunden werden dürfen, sollten sich in einem DAM befinden. Im DAM befindet sich dann das Original. Du benötigst es also nur ein einziges Mal. So wissen alle Beteiligen, wo es sich befindet. Das schafft mehr Klarheit für die Zuständigkeiten im Unternehmen.

Natürlich müssen die Assets auch in das DAM System gelangen, Dateien müssen angeliefert und integriert werden. In diesem Zusammenhang gibt es welche, die quasi automatisch aus anderen Prozessen integrierbar sind. Das sind beispielsweise Produktdatenblätter, Bedienungsanleitungen oder Maßzeichnungen. Dabei werden Produktdatenblätter mittlerweile bei Unternehmen mit vielen Produkten oft automatisch produziert und bedürfen kaum noch einer individuellen Kontrolle. Bedienungsanleitungen und Maßzeichnungen kommen aus Vorprozessen. Wie ist es jedoch mit Fotos aus einem eigenen Fotografier-Prozess? – Das ist Team-Arbeit und hierfür stellen DAM Systeme wie das TESSA DAM sogenannte Workflows zur Verfügung: Ein Foto landet zunächst in einer Inbox, der zuständige Prozessverantwortliche kann dies entweder einen Schritt weiterschieben und kategorisieren oder Nachbesserungen direkt im DAM anfordern. Im besten Fall kann ohne Rückfragen die Freigabe erfolgen. In diesem Sinne ist ein DAM auch ein Prozess-Werkzeug.

Dazu kommt noch eine elaborierte und natürlich intelligente Suche, die Mitarbeitern, Kollegen und auch Kunden, Dienstleistern etc. optimalen Zugang zu Deinen Assets gewährt. So kommen weniger Rückfragen und Du kannst Dich auf andere Aufgaben konzentrieren. Übrigens ist es möglich, mit dem TESSA DAM auch dynamische Suchen für die Verteilung von Assets zu erstellen. Im Grunde erstellst Du so Profile und der Abonnent bzw. Empfänger der Daten wird automatisch benachrichtigt, sobald neue passende Assets vorliegen. Das sorgt für die effektive Verbreitung von Fotos, Grafiken und Dokumenten.

Das Verteilen von Medienobjekten ist eine der zentralen Aufgaben eines DAM Systems. Dabei sind die Möglichkeiten vielfältig. Die eigene Website benötigt Bilddaten und Dokumente möglicherweise als Dateien auf einem CDN. In einer Produktdatenbank der Elektrobranche müssen jedoch vollständige URLs hinterlegt werden, dabei gibt es andere Anforderungen an die Fotos als bei der entsprechenden Lösung für die Fahrrad- und E-Bike-Branche. Dann gibt es Kunden, die sich physikalische Dateien wünschen, mal in Verzeichnissen innerhalb eines ZIP-Files sortiert, dann vielleicht in einem FTP-Verzeichnis abgelegt. All das wird im gewünschten Format geliefert – ob als JPEG, PNG oder TIFF ist gleich. Dies wie auch eine Größenanpassung ist eine Basisfunktionalität des TESSA DAM.

Journalisten und Werbeagenturen möchten oft lieber aus einer größeren Menge von Assets auswählen. Für all diese Anforderungen stellt das TESSA DAM Funktionalitäten zur Verfügung. Dabei handelt es sich um Medien-Portale, in denen statische und dynamische Asset-Sammlungen nebst intelligenter Suche präsentierbar sind. Wie die Assets dann vom Nutzer heruntergeladen werden – ob im Original oder in einer bestimmten Auflösung in einem dedizierten Dateiformat – ist dabei natürlich auch festlegbar.

Damit die vielen unterschiedlichen Nutzer des DAM ihre Aufgabe einfach und schnell erledigen können, ermöglicht Dir das System die Vergabe dedizierter Rollen. So kann ein Fotograf aus Portugal das TESSA DAM ganz anders sehen als ein Journalist aus den USA. Beide haben unterschiedliche Rechte und Rollen. Diese sind im TESSA DAM mit größter Granularität festlegbar. Es gibt ein hierarchisches System, mit Hilfe dessen Berechtigungen einfach und schnell bis ins kleinste Detail festgelegt werden können.

Wer nutzt ein Digital Asset Management System?

Es gibt unterschiedlichste Personen (und Maschinen), die ein DAM nutzen – innerhalb und außerhalb eines Unternehmens. Normalerweise weist man den Nutzern spezifische Rollen zu. Dabei dürfen einzelne Personen auch mehrere Rollen einnehmen. Neben technischen Administratoren gibt es Prozess-Verantwortliche, die für die Inhalte im DAM und deren Vollständigkeit verantwortlich sind. Fehlen beispielsweise Fotos für ein Produkt, so müssen Prozess-Verantwortliche diese bei Fotografen anfordern. Fotografen erfüllen wiederum die Rolle von Datenlieferanten. Sie dürfen möglicherweise nur das von ihnen selbst zugelieferte Material sehen. Mitunter sind in einem DAM verschiedene Marken eines Konzerns versammelt. Dann kann es sinnvoll sein, Produktmanagern nur den Zugriff auf die Marke ihrer Zuständigkeit zu gewähren, um keine Verwirrung entstehen zu lassen – auch dies ist möglich. Agenturen, die für die Produktion von Katalogen und Broschüren zuständig sind, bekommen nur das Material zu sehen, das sie benötigen und dürfen nichts daran ändern – sie bekommen Leserechte und dürfen das benötigte Material in der erforderlichen Qualität benutzen. E-Commerce-Manager sorgen dafür, dass alle Assets valide in den Webshops eines Unternehmens landen und sprechen die Verfahren in der Regel mit den Administratoren ab. Sie verfügen normalerweise über Leserechte für das von ihnen benötigte Material. Social Media Manager – gleich ob sie aus dem eigenen Unternehmen sind oder von Kooperationspartnern (z.B. Händlern) – haben andere Anforderungen: Sie benötigen meist einen Suchzugang auf Foto und Filmmaterial. Dies lässt sich einfach mit einer Portal-Lösung abbilden. Händler und Web-Shops haben dagegen etwas andere Anforderungen: Meistens wünschen sich diese gar keinen direkten Zugriff auf ein DAM, sondern Tabellen, in denen die Produktbilder mit einer SKU oder EAN verknüpft geliefert werden – alternativ wird auch eine XML- oder JSON-Lieferung gewünscht. Da diese Anforderungen kanalisiert und abgearbeitet werden müssen, gibt es häufig im Sales und/oder Marketing noch eine Rolle, die entsprechende Anforderungen bearbeitet und Daten nebst Assets für Händler und Web-Shops bereitstellt. Dann gibt es auch noch die Presse, die gerne auf vorzügliches Bildmaterial zugreift. Auch hierfür eignen sich Portal-Lösungen gut, weil das integrierte Material dediziert festlegbar ist und die TESSA Portallösungen auch eine elaborierte Suche unterstützen.

Warum sollte ein Digital Asset Management mit einem Product Information Management verknüpft werden?

Immer dann, wenn Du ein PIM nutzt, solltest Du es auf jeden Fall mit Deinem DAM verknüpfen – bestenfalls mittels API. Hierfür gibt es drei wichtige Aspekte:

• Im DAM kannst Du dann viel einfacher nach Deinen Assets suchen, weil beispielsweise Produkt-Titel oder -Kategorien aus dem PIM dafür herangezogen werden können.
• Du kannst Deine Daten aus dem PIM zusammen mit den Assets so liefern, wie es gewünscht wird.

Da Deine Produktdaten wahrscheinlich zuerst im PIM ankommen, kannst Du leicht eine Vollständigkeits-Prüfung für Deine Assets durchführen.

Wie wähle ich die richtige DAM-Lösung aus?

DAM-Syteme – Digital Asset Management Systeme – gibt es einige am Markt, auch einige im Enterprise Bereich. Die Frage ist, welche Kriterien beim Kauf eines Digital Asset Managements entscheidend sind. Wir geben Dir hier einige Fragen mit auf den Weg, die Du Dir selbst beantworten sollst.

• Kann ich alle von mir benötigten Medien- und Dateiformate mit dem DAM-System verwalten – neben Fotos und Grafiken auch Videos, Podcasts, Dokumente sowie 3D-Objekte?
• Lassen sich die Dateien leicht in das DAM-System integrieren – manuell und automatisch (z.B. per FTP oder API)?
• Können Fotos direkt aus einem Fotografier-Prozess importiert werden?
• Ist die Zusammenarbeit mit beliebigen PIM-Systemen möglich?
• Kann das DAM verschiedene Publishing-Lösungen bedienen (z.B. InBetween)?
• Können alle benötigten Metadaten mit den Assets verknüpft werden?
• Kommt bei der Verschlagwortung, dem Tagging, KI/AI zum Einsatz?
• Ist das System an meine Bedürfnisse anpassbar?
• Ist das System skalierbar?
• Sind die notwendigen Mechanismen zur Verteilung der Assets vorhanden?
  • Tiefe Integration mit dem PIM möglich (z.B. per API)?
  • Versorgung von Websites?
  • Integration in Branchenformate (z.B. ETIM, Bitex, eClass etc.)
  • Portallösungen für Kunden, Presse und Influencer?
  • Ausleitung der Dateien in beliebigen Formaten und Komprimierungsstufen?
• Ist eine elaborierte Rechtevergabe vorhanden?
• Kann das System auch auf Mobilgeräten genutzt werden?
• Ist das System einfach bedienbar? Einfache Einarbeitung?
• Ist das DAM System DSGVO-konform? Stehen die Server in Deutschland? Sind OnPremise und SaaS möglich?
• Welche Qualität hat der Kundensupport?
• Referenzen: Ist der Anbieter eingeführt? Hat der Anbieter bereits in ähnlichen Konstellationen gearbeitet?