Wie unterscheidet sich ein Digital Asset Management (DAM) von einer Bilddatenbank?

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Der Funktionsumfang eines modernen DAM-Systems sind deutlich vielfĂ€ltiger und umfangreicher als die einer einfachen Bilddatenbank. Die grĂ¶ĂŸten Unterschiede beider Systemarten erfĂ€hrst Du im folgenden Beitrag.

Die Unterschiede im Überblick

Der Leistungsumfang eines Digital Asset Management Systems ĂŒbersteigt deutlich den Leistungsumfang einer einfachen Bilddatenbank. Eine Bilddatenbank verwaltet in der Regel nur Bilder, Grafikdaten (z.B. JPG, TIF, RAW, PNG, etc.) und Videodaten (z.B. MP4, MPEG, etc.) auf eine einfache Art und Weise.

Im Gegensatz zu einer Bilddatenbank ĂŒbernimmt ein Digital Asset Management System deutlich mehr Aufgaben und bietet hierfĂŒr spezielle Funktionen um die tĂ€gliche Arbeit mit digitalen Assets zu vereinfachen und zu optimieren. Moderne DAM-System verfĂŒgen daher beispielsweise ĂŒber folgende Funktionen:

  • Volltextsuche und Verschlagwortung
    Durch manuelle oder automatische Verschlagwortung können Assets bei einer spĂ€teren Suche ordner- und kategorieĂŒbergreifend schneller gefunden werden. Die langwierige Suche auf Festplatten, Netzlaufwerken und Cloudspeicherdiensten wie z.B. Dropbox entfĂ€llt.

  • Metadatenmanagement und Kategorien
    Optimiertes Metadatenmanagement auf Basis von dateispezifischen Metadaten (Datum, DateigrĂ¶ĂŸe, Auflösung, Farbinformationen, u.v.m.) oder frei definierbare Metadatum (z.B. Kategorien, Lizenzdatum, verantwortlicher Ansprechpartner, etc.) sorgt fĂŒr eine erhöhte DatenqualitĂ€t.

  • Versionsverwaltung
    Zu einem Asset bzw. einer Datei können beliebige Versionen gespeichert und bei Bedarf zu einem spĂ€teren Zeitpunkt wiederhergestellt werden. Änderungen an Bild- und Mediendaten können kommentiert werden und bleiben transparent und nachvollziehbar.

  • Workflows
    Mit Hilfe von Workflows können beliebige Prozesse abgebildet werden um ein Asset von der Erstellung bis zur Verteilung optimal zu kontrollieren. Die DatenqualitĂ€t und die Kontrolle ĂŒber die Daten steigt.

  • Konvertieren und Verteilen
    Die Verteilung der digitalen Assets an beliebige EmpfĂ€nger und die Veröffentlichung in beliebigen KanĂ€len (z.B. Website, online Shop, Printkatalog) erfolgt teil- oder vollautomatisch. Assets werden fĂŒr den jeweiligen Kanal automatisch konvertiert und das Dateiformat, die DateigrĂ¶ĂŸe und Farbeinstellungen können auf Basis von Voreinstellungen und gespeicherten Profilen angepaßt werden. Optional können Bilder darĂŒber hinaus mit Wasserzeichen versehen oder automatisch freigestellt werden.

  • Zusammenarbeit im Team und mit Lieferanten
    Der Datenaustausch mit Grafikern, Agenturen, HĂ€ndler und Endkunden kann ĂŒber Warenkörbe und Webportale vereinfacht und beschleunigt werden. Alternative Lösungen wie Dateiversand per E-Mail, der Einsatz von Cloudspeicherdiensten (z.B. Dropbox, Google Drive oder ownCloud) ist nicht mehr notwendig. Interne Protokollfunktionen ermöglichen es zudem bei Bedarf jede DatenverĂ€nderung nachzuvollziehen.

  • Integration in die bestehende Systemlandschaften
    Moderne DAM-System sind sehr spezialisiert in dem was sie tun. Daher ist es notwendig, dass sich diese Digital Asset Management Systeme mit anderen Software-Lösungen austauschen. Dieser automatische oder manuelle Informations- und Datenaustausch mit PIM-Systemen, ERP-Systemen, Websites, online Shops und vielen weiteren Systemen erfolgt hierbei ĂŒber PlugIns oder Schnittstellen. Hierbei stehen beispielsweise fertige PlugIns fĂŒr Adobe Photoshop und Adobe InDesign, Akeneo-PIM oder Magento zur VerfĂŒgung. Eine universelle Schnittstelle in Form einer RestAPI bieten weitere Möglichkeiten zum Datenaustausch mit anderen Systemen.
Fazit

Deutlich mehr Möglichkeiten mit DAM

FĂŒr die unterschiedlichen Aufgaben, die ein Digital Asset Management System ĂŒbernehmen kann, stellt das DAM-System somit spezielle Funktionen zur VerfĂŒgung und grenzt sich somit von einer einfachen Bilddatenbank ab. Diese Funktionen unterstĂŒtzen den Anwender bei der tĂ€glichen Arbeit, indem viele Arbeitsschritte durch das DAM vollstĂ€ndig automatisiert und vereinfacht werden.

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Patrick Krisch
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