Was ist der Unterschied zwischen Digital Asset Management-Systemen und Cloud-Speicherdiensten?

Die Qual der Wahl

Mit dem Aufkommen der Cloudspeicher-Technologie hat sich die Anzahl der Möglichkeiten um Dateien zu speichern und zu verteilen, enorm erhöht. Während es früher einfacher war, eine Lösung zu finden, ergeben sich heute zahlreiche Fragen, die man vorher beantworten sollte um sich für die richtige Lösung zu entscheiden.

Dienste wie Google-Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox oder ownCloud nehmen in der Geschäftswelt eine nicht mehr wegzudenkende Rolle ein. Aber sind diese Dienste die optimale Lösung für die eigenen Herausforderungen? Wo genau liegen jetzt die Unterschiede von Digital Asset Managementsystemen zu Cloud Speichern und welche Lösung ist die Richtige für mich?

Grundlegende Unterscheidung von Cloud Speichern zu DAM-Systemen

DAM-Systeme stellen die digitalen Assets in den Mittelpunkt

Digitale Assets wie Bilder, Videos oder Dokumente werden hier oft beim Upload schon mit den nötigen Informationen wie z.B. Freigaben, Versionen und Kategorien versehen. Oberstes Ziel ist hier, hohe Datenmengen effizient verwalten zu können, dem Nutzer die Suche nach Medien zu vereinfachen und Duplikate zu vermeiden.

Cloud Speicher Dienste stellen die Anwender in den Mittelpunkt

Der Focus bei Cloud-Dienste liegt darin, das Speichern von Dateien dem Nutzer so einfach wie möglich zu gestalten. Diese können dann ganz einfach via Link geteilt werden. Ordnerstrukturen und Duplikate werden hier in der Datenbank oft nicht beachtet.

Der Vorteil von DAM-Systemen zu Cloud-Speicher-Diensten

Während ein klassischer Cloud-Speicher-Dienst im Hinblick auf Verwaltungs- und Managementaufgaben häufig limitiert ist, kannst du mit einem DAM in der Regel komplexe Unternehmensstrukturen, Teams, Berechtigungen, Workflows und Regel abbilden. Dies ermöglicht zum einen häufig ein schnelleres Arbeiten und führt zum anderen zu einer deutlich höheren Datenqualität.

Einen Cloud-Speicher-Dienst kann man sich vorstellen wie eine Festplatte auf der du deine Dateien im Internet speicherst. Du kannst dort Ordner und Unterordner anlegen. Zugriffe auf diese Ordner vergeben und Dateien mit anderen Personen teilen. Diese Dienste gehen davon aus, dass der Anwender seine Dateien gut kennt und eigenständig Ordnerstrukturen erstellt. Sobald hier ein Dritter nach Dateien sucht, kann es zu Problemen kommen. Dahingehend unterstützt ein Digital Asset Management System zahlreich Anwender bei der Suche von Dateien.

Folgende Features kann ein Cloud Speicher oft nicht anbieten

1. Dateiformate

Bei einer modernen DAM-Software gibt es in der Regel keine Limitierungen hinsichtlich Dateiformat oder Dateigröße. Zudem können moderne DAM-Lösungen wie TESSA™ um zusätzliche Dateiformate oder Funktionen individuell ergänzt werden.

2. Dateikonvertierung

Eines der Hauptargumente, die für ein DAM und gegen einen Cloud-Speicher-Dienst sprechen ist die Möglichkeit, Dateien automatisch zu konvertieren. Ein Cloudspeicher-Dienst wie z.B. DropBox bietet lediglich die Möglichkeit, eine Datei im Original zu teilen oder herunterzuladen. Ein DAM kann diese Konvertierung automatisch und in Echtzeit übernehmen.

3. Verteilen und Veröffentlichen

Durch eine direkte Anbindung an Drittsysteme über standardisierte Schnittstellen (z.B. RestAPI) und Socialmedia-Plattformen können Dateien zudem direkt auf der entsprechenden Plattform veröffentlicht werden, ohne sich dort als Anwender erneut einloggen zu müssen. Das Herunterladen und Konvertieren der Datei aus dem Cloud-Speicher-Dienst und ein anschließendes Hochladen auf die Zielplattform entfällt somit und spart Zeit.

4. Eine Datei für alle Kanäle

Aus den Möglichkeiten Dateien zu konvertieren und zu verteilen ergibt sich ein weiterer großer Vorteil, den ein klassischer Cloud-Speicher-Dienst nicht bieten kann. In einem DAM-System wird jede Datei nur einmal gespeichert und spart dadurch viel Speicherplatz.

5. Suchen und Finden

Ein Cloudspeicher-Dienst bietet häufig eine einfache Suchfunktion um Dateien oder Ordner an Hand des Namens zu finden. Das Wiederfinden benannter Dateien wie z.B. „IMG157.jg“ ist im Bedarfsfall sehr schwer oder nahezu unmöglich.

Ein DAM-System bietet an dieser Stelle enormen Mehrwert, da zu jeder Datei zusätzliche automatische oder manuelle Metadaten hinterlegt werden können. Diese Metadaten werden bei der Suche mit einbezogen und erhöhen die Qualität der Ergebnisse um ein Vielfaches.

6. Workflows

Mit individuellen Workflows kann man von der Entstehung bis zur Archivierung der Datei alle weiteren Schritte wie z.B. Freigaben, Veröffentlichungen und Änderungen kontrollieren und steuern. Aufgaben können an Personen oder Personen-Gruppen delegiert werden. Einhaltung von Vorgaben und Terminen können überwacht werden. Und relevante Informationen können an zuständige Verantwortliche weitergeleitet werden.

7. Versionierung

Alle Dateien, die in einem DAM-System gespeichert werden, können versioniert werden. Auf diese Weise hat man immer einen Überblick über die vollständige Historie einer Datei. Man kann sehen, welche Änderungen an der Datei gemacht wurden und wer diese Änderung zu welchem Zeitpunkt durchgeführt hat. Wiederherstellen einer Version ist ebenfalls möglich.