Was ist Digital-Asset-Management (DAM)?

Ein Digital Asset Management System (DAM) ist optimal für die Verwaltung, Aufbereitung und Verteilung von digitalen Assets wie Bilder, Videos und Dokumenten.

 

Hier werden nicht nur Assets verwaltet, sondern auch Metadaten wie, z.B. Berechtigungen, Kategorien oder Verknüpfungen von Dateien. Zusätzlich bietet ein DAM System Prozessabläufe über eine eigene Workflow Engine zu steuern.

Native Integrationensmöglichkeiten z.B. für Akeneo PIM, Oxid eSales und Adobe Photoshop sowie CMS Anbindungen, beispielsweise Contao sind ebenfalls möglich.

Verstehen, wie DAM funktioniert

Ein typisches DAM-System dient dazu Medien nach einem bestimmten Prinzip zu organisieren. In der folgenden Grafik werden Funktionen eines Digital Asset Management Systems und der Lebenszyklus digitaler Assets vereinfacht dargestellt.

Lebenszyklus digitaler Assets

Abgrenzung PIM/DAM

Generell ist der größte Unterschied zwischen einem Digital Asset Management (DAM) und einem Product Information Management (PIM), dass beide Systeme zur Verwaltung unterschiedlicher Objekte dienen. Ein PIM dient zur Verwaltung von strukturierten Produktinformationen während ein DAM zur Verwaltung von Media Assets wie Bilder, Videos und Dokumente eingesetzt wird. Grundsätzlich wurden ein PIM und ein DAM für einen unterschiedlichen Verwendungszweck entwickelt. Beide arbeiten als großartiges Team zusammen und ergänzen sich gegenseitig fabelhaft wie in der folgenden Grafik zu sehen.

 

Perfect Match DAM/PIM

Von DAM profitieren

Ein DAM ist ein zentrales Tool, dass alle Arten von Dateien im Lebenszyklus eines Produktes verwaltet. Es garantiert, dass Sie auf allen Kanälen einheitlichen Produkt-Content anbieten. Außerdem verschafft Digital Asset Management deinem Unternehmen zahlreiche Vorteile.
 
 
  • Arbeitseffizienz verbessern
    Ein DAM stellt sicher, dass die Assets für alle Teammitglieder zugänglich sind. So können Teammitglieder von allen möglichen Standorten aus arbeiten und müssen nicht befürchten, dass sich über veraltete Daten Fehler einschleichen. Zusätzlich sorgt ein DAM dafür, dass Ihr Content stets auf dem neuesten Stand bleibt.
  • Produktivität steigern
    Ein DAM erfordert weniger Recherchearbeiten, weil Nutzer effiziente Suchanfragen erstellen können und so Zeit sparen. Mühseliges Suchen in verschiedenen Quellen sind nicht länger nötig. Die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen wird einfacher.
  • Kosten senken
    Alle Mitarbeiter können auf digitale Assets unabhängig von Gerät, Uhrzeit oder Standort zugreifen. Dadurch spart man sich Zeit und man muss nicht mehr unsichere Cloud-Datenbanken verwenden, die bisher für den Datenaustausch nötig waren.
  • Marketingzyklen verkürzen
    Änderungen an Assets werden von einer zentralen Datenbank gesteuert, damit diese nicht mehrmals hintereinander durchgeführt werden müssen. Die Änderungen erfolgen auf jedem einzelnen Kanal automatisch und müssen nicht extra an alle Beteiligten weitergegeben werden, wodurch sich die Markteinführung deutlich beschleunigt.
  • Sicherheit erhöhen
    Der Schutz der Daten steht ganz oben auf der Prioritätenliste. Natürlich will man sichergehen, dass Nutzer ohne Zugangsberechtigung keine Möglichkeit haben, Dateien zu ändern. Ein DAM stellt ein granulares Rollen- und Rechtemanagement zur Verfügung, um Ihre Daten zu schützen.
  • Medien-Content optimieren
    Eine DAM-Lösung stellt sicher, dass der Content auf einem optimalen Stand ist und hilft dabei, herauszufinden, welche Medien am besten die Bedürfnisse der Kunden ansprechen. So kann man ermitteln, ob ein bestehendes Asset immer noch Wert hat und weiterhin Gewinn erwirtschaften wird.

 

 

Wann lohnt sich die Einführung eines DAM-Systems?

Digital Asset Management kommt vor allem in Unternehmen zum Einsatz, in denen sehr viele digitale Assets in Form von Dateien verwaltet, verteilt oder veröffentlicht (auf der Website, im Online-Shop, im Print-Katalog, etc.) werden müssen und bisherige Lösungen nicht mehr ausreichend sind.
Doch auch Selbstständige und Privatpersonen, die viele Dateien verwalten müssen, nutzen häufig eine DAM-Software. Um herauszufinden, ob ein Media Asset Management System im Vergleich zu deiner bisherigen Lösung Vorteile bietet, können dir folgende Fragen helfen um deine bisherige Arbeitsweise zu hinterfragen.

  • Liegen deine Bilder und digitalen Assets wie Produktdatenblätter, Videos, Stimmungsbilder oder Handbücher auf einer Festplatte oder dem Netzlaufwerk?
  • Musst du deine digitalen Assets manuell für den Online-Shop oder die Website aufbereiten und optimieren, bevor du diese dort hochlädst?
  • Verwendest du einen Cloudspeicherdienst wie z.B. Dropbox, Google Drive oder ownCloud?
  • Findest du Bilder oder Dateien nicht mehr, weil du nicht weißt an welcher Stelle diese in deiner Ordnerstruktur abgelegt wurden?
  • Speicherst du Bilder und Assets mehrfach in verschiedenen Auflösungen für unterschiedliche Verwendungszwecke?
  • Sendest du häufig große Dateien per E-Mail zu Lieferanten, Teammitgliedern oder Kunden?

Die hier genannten Fragen zeigen nur einige Bereiche auf, in denen dir ein Digital Asset Management System bei der täglichen Arbeit helfen und Arbeitsabläufe vereinfachen kann.

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Die richtige DAM-Lösung auswählen

Auf der Suche nach der richtigen DAM-Lösung muss man sich mit einigen schwierigen Fragen auseinandersetzen. Damit dir die Entscheidung leichter fällt, behalte am besten die folgenden Gesichtspunkte im Kopf:

  • Durchschaue deinen eigenen Content. Es ist wichtig, den gesamten Content zu überprüfen. Konzentriere dich auf wertvolle Inhalte.
  • Ziehe die Systemanforderungen in Betracht. Mach dir Gedanken zu den Nutzern, der Infrastruktur und dem Unternehmen, mit dem du arbeitest.
  • Berücksichtige die Anforderungen des Unternehmens. Benenne deine Herausforderungen, die du mit einem DAM meistern willst.

Synonyme für Digital Asset Management oder Bilddatenbank

Im Sprachgebrauch haben sich neben den Begriffen Digital Asset Management und Media Asset Management weitere Bezeichnungen etabliert. Zu diesen zählen unter anderem folgende:

  • Bilddatenbank
  • Bildarchiv
  • Mediendatenbank
  • Media Library Software
  • Digital Media Management
  • Digital Asset Software
  • DAM-System (= Digital Asset Management)
  • MAM-System (= Media Asset Management)
  • Product Asset Management
  • Medienportal
  • Mediaportal
  • Marketing Asset Management

Die Vielfalt der Begriffe kann beim Interessenten schnell Verwirrung hervorrufen. So wird ein Digital Asset Management System häufig auch einfach nur Media Asset Management genannt und im Sprachgebrauch wird häufig von Bilddatenbank gesprochen, wenn eigentlich eine DAM-Software gemeint ist.

Letztendlich kann man aber sagen, dass sich die Systeme hinter diesen Begriffen funktional nur leicht voneinander unterscheiden und das gleiche Hauptthema behandeln: Die Arbeit mit digitalen Assets und Dateien zu vereinfachen.