Was ist ein PIM - Product Information Management?
Bei Deinem PIM – Product Information Management System – handelt es sich um ein Werkzeug zum Produktdatenmanagement. Dies dient zur Speicherung und Verwaltung von produktbezogenen Attributen (z.B. Farben, Gewichten etc.), Texten (Produktbeschreibungen verschiedener Länge und Sprachen), auch Kategorien und Sortimenten. Damit ist ein PIM-System der Single Point of Truth für Produkt-Stammdaten im Unternehmen. Über Vorsysteme gelangen die Produktinformationen in das PIM. Dort werden diese zusammengeführt und veredelt. Eine solche Veredelung ist die Übersetzung von Inhalten. Genau diese Inhalte werden dann – oft vereint mit Digitalen Assets aus DAM Systemen – für Print- und elektronische Kataloge, Websites und E-Commerce-Anwendungen, Datenweitergabe an den Handel oder Plattformen genutzt. Die technische Basis ist meist ein SQL System.
Warum benötigen Unternehmen ein PIM – Product Information Management?
Wenn Organisationen die Informationen zu vielen Produkten verwalten, wird dies zu einer echten Herausforderung. Dabei ist es gleich, ob es um produzierende Unternehmen oder Händler geht. Immer besteht die Aufgabe in der Herstellung einer einheitlichen Informations-Struktur aller ihrer Produkte. Für Händler wird es unter Einsatz eines PIM möglich, eine homogene Datenqualität über alle Lieferanten und Produktklassen zu erzielen. Hersteller führen im PIM normalerweise Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, kontrollieren die Datenqualität und erhalten so eine optimale Basis für den Omnichannel-Handel. Gleichzeitig ist das PIM die Grundlage für Übersetzungsprozesse in beliebige Sprachen. Damit sind PIM Systeme ein Ausgangspunkt für die Internationalisierung von Unternehmen mit vielen Produkten. Darüber hinaus ist es möglich, die im PIM enthaltenen Attribut-Daten, Texte und Kategorien in vorgegebenen Sortimenten maßgeschneidert an Kunden und Kooperationspartner zu geben. Deshalb sind PIM Systeme eine unabdingbare Voraussetzung für das immer wichtiger werdende Plattform-Geschäft und damit ein relevanter Wettbewerbsfaktor. Sie stellen die Wettbewerbsfähigkeit sicher und ermöglichen das Umsatzwachstum.
Mit welchen Systemen arbeitet ein PIM zusammen?
Grundsätzlich ist es möglich, Produktdaten direkt in PIM-Systemen zu erfassen. Die Datenerfassung findet jedoch in den meisten Fällen in Vorsystemen statt. Händler fordern die Daten meistens als CSV oder Excel-Daten bei ihren Lieferanten an und geben ein festes Attribut-Set für die Datenlieferung an. So ist es möglich, rasch viele Produkte im eigenen Onlineshop darzustellen. Darüber hinaus gibt es oft Schnittstellen für den Import von Produktdaten aus Standardformaten. Beispiele für solche Standardformate sind das in der Elektrobranche übliche ETIM oder branchen-übergreifend eCl@ss sowie proficl@ss bei den parametrischen Verfahren.
Hersteller setzen mittlerweile häufig PLM-Systeme ein – Product Life-Cycle-Management. Dabei handelt es sich um eine Management-Technologie, bei der ab der Produktidee alle wirtschaftlichen relevanten Informationen gesammelt werden. Meistens werden Produkte skizziert, Marktpotenziale abgeschätzt, bei Lieferanten Angebote eingeholt und natürlich Produktdaten erfasst. In späteren Phasen des Lebenszyklus werden Verkaufszahlen integriert sowie Ergebnisse der Wettbewerbsbeobachtung hinzugefügt.
Diese Produktdaten aus dem PLM sind in den meisten Fällen nicht ausreichend. Es ist erforderlich, morphologische Daten aus der Betriebssoftware (ERP) damit zusammenzuführen. Bruttogewichte und Maße sowie verschiedene Verpackungseinheiten und Größen sind Beispiele hierfür.
Nicht zu vergessen sind DAM-Systeme wie das TESSA DAM, über die Assets – also Bilder, Zeichnungen, Dokumente sowie beliebige weitere Dateien mit Produkten korrelierbar sind. Vorläufer zu den DAM-Werkzeugen waren die sogenannten MAMs, Media Asset Management Systeme, mit denen hauptsächlich Bilder und Filme verwaltet wurden.
Bei der Ausleitung der Daten arbeitet ein PIM mit Schnittstellen-Software wie Lobster oder Synesty zusammen, leitet Daten zu E-Commerce-Systemen oder Systemen zum automatischen Publizieren von Katalogen aus.
Welche PIM Lösungen gibt es?
Der Markt für PIM-Lösungen ist relativ unübersichtlich. Auf www.pim-verzeichnis.de werden über 80 Lösungen genannt. Ganz grundsätzlich können diese in On Premise und Cloud-Lösungen eingeteilt werden. Entscheidend ist also, ob die Software in eigenen Räumlichkeiten läuft oder in der Cloud. Die am meisten verbreitete professionelle Lösung wird mittlerweile darin bestehen, einen eigenen dedizierten Server in der Cloud zu positionieren.
Akeneo ist nach unserer Einschätzung das am weitesten verbreitete professionelle System. Davon gibt es sowohl eine Open Source Community-Version, als auch eine professionelle von Dienstleistern betreute Version. Mit Akeneo arbeitet das TESSA DAM per dedizierter Schnittstelle zusammen.
PIMCORE fällt in einen ähnlichen Bereich. Es gibt eine Open Source Lösung. Darüber hinaus wird Service angeboten. Informatica und SAP bieten Enterprise Lösungen an.
Wie viel kostet ein PIM-System?
Die Kosten für ein PIM sind gravierend unterschiedlich. Zum einen gibt es kostenlose Open Source Lösungen – zum anderen Werkzeuge von Enterprise Anbietern wie SAP oder Informatica.
Wie bei vielen Software-Produkten üblich, gibt es
- Einrichtungskosten,
- jährliche Kosten für den Server-Betrieb
- Kosten in Abhängigkeit der Account-Zahl, also der Zahl an Personen, die auf dem System arbeiten
- Kosten in Abhängigkeit von der Produktzahl (SKU)
- Mitunter werden Module oder Schnittstellen extra berechnet.
Daneben fallen Kosten für Anpassungen und Updates an, die man nicht vergessen sollte. Und – natürlich – wird Personal im Unternehmen benötigt, das sich um die Pflege der Produktdaten sowie um den Betrieb des Systems kümmert.