Product Information Management (PIM)

Ein PIM-System ist das zentrale Werkzeug für das Produktdatenmanagement im Unternehmen und unterstützt die Verwaltung und Organisation aller produktbezogenen Informationen. Dazu gehören Attribute wie Farben und Gewichte, verschiedene Texte (etwa Produktbeschreibungen in mehreren Sprachen und Längen) sowie Kategorien und Sortimente.

Die Informationen fließen aus verschiedenen Vorsystemen – zum Beispiel aus ERP-Systemen oder weiteren Datenquellen – in das PIM und werden dort angereichert und vereinheitlicht. Diese veredelten Inhalte, oft ergänzt durch digitale Assets aus DAM-Systemen (Digital Asset Management), werden anschließend für unterschiedliche Kanäle bereitgestellt: Print- und elektronische Kataloge, Websites, E-Commerce-Plattformen sowie die Datenweitergabe an den Handel. Technisch basiert ein PIM häufig auf einer SQL-Datenbank, die die zuverlässige Verwaltung großer Datenmengen ermöglicht.

Sobald Unternehmen die Informationen vieler Produkte verwalten, wird eine einheitliche Informationsstruktur zur echten Herausforderung – gleich, ob bei Herstellern oder Händlern. Ein PIM löst genau dieses Problem und schafft die Grundlage für konsistente, hochwertige Produktdaten über alle Kanäle hinweg.

Für Händler wird es mit einem PIM möglich, eine homogene Datenqualität über alle Lieferanten und Produktklassen zu erzielen. Hersteller führen im PIM Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, kontrollieren die Datenqualität und schaffen so eine optimale Basis für den Omnichannel-Handel. Gleichzeitig ist das PIM die Grundlage für Übersetzungsprozesse in beliebige Sprachen und damit ein Ausgangspunkt für die Internationalisierung. Darüber hinaus lassen sich Attribut-Daten, Texte und Kategorien in vorgegebenen Sortimenten maßgeschneidert an Kunden und Kooperationspartner ausleiten. So werden PIM-Systeme zur unabdingbaren Voraussetzung für das Plattform-Geschäft – und zu einem relevanten Wettbewerbsfaktor, der Wettbewerbsfähigkeit sichert und Umsatzwachstum ermöglicht.

Der PIM-Prozess, auch Product Lifecycle genannt, besteht aus mehreren aufeinander aufbauenden Schritten mit einem Ziel: qualitativ hochwertige und konsistente Produktinformationen zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen.

1. Datenimport: Produktinformationen werden aus verschiedenen Quellen importiert – von Lieferanten, Herstellern und internen Systemen. Dieser Schritt sorgt für eine zentrale Erfassung aller relevanten Daten.
2. Datenbereinigung und -harmonisierung: Importierte Daten werden auf Qualität geprüft, bereinigt und in einem einheitlichen Format standardisiert. Dazu gehört die Vereinheitlichung von Attributen und Kategorien.
3. Anreicherung: Zusätzliche Informationen wie Produktbeschreibungen, Bilder, technische Daten und Marketingtexte vervollständigen und verbessern die Produktinformationen.
4. Klassifizierung und Taxonomie: Produkte werden in Kategorien und Klassifikationen organisiert, was eine konsistente Struktur sowie Suche und Zugriff erleichtert.
5. Übersetzungen: Bei Bedarf werden Produktinformationen in verschiedene Sprachen übersetzt, um die internationale Vermarktung zu unterstützen.
6. Qualitätskontrolle: Eine umfassende Prüfung stellt sicher, dass alle Produktinformationen korrekt, konsistent und aktuell sind.
7. Datenfreigabe: Genehmigungs- und Freigabeprozesse stellen sicher, dass nur geprüfte und autorisierte Informationen veröffentlicht werden.
8. Veröffentlichung: Produktinformationen werden in verschiedene Vertriebskanäle exportiert – E-Commerce-Websites, Kataloge, mobile Anwendungen und mehr.
9. Monitoring und Aktualisierung: Der Prozess wird kontinuierlich überwacht und bei Bedarf aktualisiert, damit die Produktinformationen korrekt und relevant bleiben.

So gestaltet, steigert der PIM-Prozess die Effizienz in der Verwaltung von Produktinformationen und sichert eine konsistente Darstellung über alle Verkaufskanäle hinweg. Die genaue Ausgestaltung variiert je nach Anforderungen und Art der Produkte.

Ein PIM wird oft mit verwandten Systemen verwechselt, erfüllt aber eine klar abgegrenzte Aufgabe: Es verwaltet die vertriebs- und marketingrelevanten Produktinformationen. Die wichtigsten Abgrenzungen im Überblick:

• PIM vs. ERP: Ein ERP-System steuert betriebswirtschaftliche Prozesse wie Finanzen, Logistik und Lager und liefert technische Stammdaten (etwa Gewichte und Maße). Ein PIM nimmt diese Daten auf und reichert sie mit vermarktungsfähigen Informationen an. Kurz: ERP für die interne Abwicklung, PIM für die Außendarstellung.
• PIM vs. DAM: Ein DAM-System verwaltet Media-Assets wie Bilder, Videos und Dokumente, ein PIM die beschreibenden Produktdaten. In der Praxis ergänzen sie sich – das PIM verknüpft Produkte mit den passenden Assets aus dem DAM.
• PIM vs. MDM: Master Data Management verwaltet unternehmensweite Stammdaten aller Domänen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter). Ein PIM ist auf die Domäne „Produkt" spezialisiert und kann Teil einer übergeordneten MDM-Strategie sein.
• PIM vs. PXM: Product Experience Management (PXM) baut auf einem PIM auf und fokussiert die kanal- und kontextspezifische, personalisierte Ausspielung der Produktinhalte.

Von einem PIM-System profitiert eine ganze Reihe von Marktakteuren – von Herstellern über den Handel bis zu Marketing- und Vertriebsteams. Allen gemeinsam ist der Gewinn an konsistenter, hochwertiger Produktinformation.

• Einzelhändler und E-Commerce-Unternehmen stellen Produktdaten über alle Vertriebskanäle hinweg konsistent und qualitativ hochwertig bereit. Das verbessert die Kundenerfahrung, da Kunden auf allen Plattformen dieselben Informationen finden, und steigert die Effizienz bei der Veröffentlichung.
• Hersteller und Lieferanten integrieren Produktinformationen aus Quellen wie ERP-Systemen, zentralisieren und standardisieren sie und sichern so eine einheitliche, detaillierte Produktdarstellung für B2B- und B2C-Vertrieb.
• Markeninhaber sichern eine konsistente Markenkommunikation und verbessern die Sichtbarkeit ihrer Produkte.
• Marketingteams greifen auf eine zentrale Plattform aktueller, vollständiger und markenkonformer Produktinformationen zu – die Basis für Kampagnen und Multichannel-Strategien.
• Einkaufs- sowie Vertriebsteams behalten den Überblick über Lieferanteninformationen und Produktkataloge und betreuen Kunden auf Basis genauer Daten.
• International tätige Unternehmen profitieren von flexiblem Zugriff sowie Unterstützung für Übersetzungen und regionale Anpassungen, was die Marktpräsenz stärkt.

Letztlich erleben auch die Endkunden eine bessere Einkaufserfahrung – durch genaue, umfassende und ansprechende Produktinformationen.

PIM findet überall dort Anwendung, wo Produktinformationen effizient verwaltet werden müssen – branchen- und kanalübergreifend. Die wichtigsten Einsatzbereiche:

• E-Commerce: konsistente Darstellung von Produktdaten über verschiedene Online-Shops und Plattformen hinweg.
• Handel und Einzelhandel: zentrale Organisation der Produktinformationen für stationäre Geschäfte, Online-Shops und Kataloge.
• Herstellung und Industrie: Verwaltung komplexer Produktdaten inklusive technischer Spezifikationen und Stücklisten (BOM).
• Marketing und Werbung: effiziente Erstellung und Verbreitung von Materialien auf Basis hochwertiger, konsistenter Produktdaten.
• Multichannel-Marketing: einheitliche Produktinformationen über Print, Online, Mobile und Social Media.
• Verlagswesen: Optimierung der Verwaltung von Texten, Bildern und Inhalten für gedruckte und digitale Publikationen.
• Globale Märkte: Verwaltung und Anpassung von Produktinformationen in verschiedenen Sprachen und für unterschiedliche Märkte.
• B2B-Vertrieb: Organisation und Bereitstellung komplexer Produktinformationen für Geschäftskunden.

Ein PIM ist selten eine Insellösung, sondern Teil einer Systemlandschaft: Es bezieht Daten aus Vorsystemen und leitet sie an Ausgabekanäle weiter. Grundsätzlich lassen sich Produktdaten direkt im PIM erfassen, in den meisten Fällen findet die Erfassung jedoch in Vorsystemen statt.

Händler fordern die Daten meist als CSV- oder Excel-Datei bei ihren Lieferanten an und geben ein festes Attribut-Set vor. So lassen sich rasch viele Produkte im eigenen Onlineshop darstellen. Darüber hinaus gibt es Schnittstellen für den Import aus Standardformaten – Beispiele sind das in der Elektrobranche übliche ETIM sowie branchenübergreifend eClass und proficlass bei den parametrischen Verfahren.

Hersteller setzen häufig PLM-Systeme (Product-Lifecycle-Management) ein, in denen ab der Produktidee alle wirtschaftlich relevanten Informationen gesammelt werden – von Marktpotenzialen über Lieferantenangebote bis zu Verkaufszahlen. Diese PLM-Daten reichen jedoch meist nicht aus: Es ist nötig, morphologische Daten aus der Betriebssoftware (ERP) zu ergänzen, etwa Bruttogewichte, Maße und Verpackungseinheiten.

Nicht zu vergessen sind DAM-Systeme wie das TESSA DAM, über die sich Assets – Bilder, Zeichnungen, Dokumente und weitere Dateien – mit Produkten verknüpfen lassen. Bei der Ausleitung arbeitet ein PIM mit Schnittstellen-Software wie Lobster oder Synesty zusammen und übergibt Daten an E-Commerce-Systeme oder an Lösungen zum automatischen Publizieren von Katalogen.

Der Markt für PIM-Lösungen ist groß und unübersichtlich – allein das PIM-Verzeichnis nennt über 90 Lösungen. Grundsätzlich lassen sie sich in On-Premise- und Cloud-Lösungen einteilen, je nachdem, ob die Software in eigenen Räumlichkeiten oder in der Cloud läuft. Die verbreitetste professionelle Variante besteht heute darin, einen eigenen dedizierten Server in der Cloud zu betreiben.

Zu den von Nutzern auf OMR Reviews besonders gut bewerteten Systemen zählen unter anderem:

• Akeneo
• Plytix
• Contentserv
• Pimcore
• entitys.io
• Atamya
• mediacockpit

Nach unserer Einschätzung ist Akeneo das am weitesten verbreitete professionelle System – verfügbar als Open-Source-Community-Version und als professionell betreute Variante. Mit Akeneo arbeitet das TESSA DAM per dedizierter Schnittstelle zusammen. Pimcore fällt in einen ähnlichen Bereich und bietet eine Open-Source-Lösung mit ergänzenden Services. Informatica und SAP bieten Enterprise-Lösungen an.

Nein, SAP ist kein klassisches PIM-System, sondern eine umfassende ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning), die betriebswirtschaftliche Prozesse von Finanzen über Logistik bis zur Personalverwaltung abdeckt. SAP bietet zwar eine grundlegende Produktdatenverwaltung, ist aber nicht auf die zentrale Verwaltung und Bereitstellung detaillierter Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle ausgelegt.

ERP-Systeme wie SAP koordinieren betriebliche Abläufe – Auftragsabwicklung, Lagerverwaltung, Finanzbuchhaltung. Ein PIM hingegen verwaltet und verteilt detaillierte, marketingrelevante Produktinformationen und bietet spezielle Funktionen wie Anreicherung, Übersetzung und Klassifizierung. Manche Unternehmen erweitern ihr SAP-System um zusätzliche Module, doch das erfordert oft erhebliche Anpassungen. Für die meisten Unternehmen ist ein spezialisiertes PIM effizienter, da es sich nahtlos mit ERP-Systemen wie SAP integrieren lässt.

Die Kosten für ein PIM unterscheiden sich erheblich – von kostenlosen Open-Source-Lösungen bis zu Werkzeugen von Enterprise-Anbietern wie SAP oder Informatica. Wie bei vielen Software-Produkten setzen sie sich aus mehreren Bestandteilen zusammen:

• Einrichtungskosten
• jährliche Kosten für den Server-Betrieb
• Kosten in Abhängigkeit der Account-Zahl (Anzahl der Personen, die im System arbeiten)
• Kosten in Abhängigkeit von der Produktzahl (SKU)
• gegebenenfalls separat berechnete Module oder Schnittstellen

Hinzu kommen Kosten für Anpassungen und Updates sowie der personelle Aufwand für die Pflege der Produktdaten und den Betrieb des Systems.