Was ist ein Workflow in einem DAM?
Hierbei geht es um die Integration der Assets in das DAM. Bei Herstellern und Händlern gibt es hierbei unterschiedliche Anforderungen, die auch davon abhängig sind, ob es einen Fotografier-Prozess gibt, der abzubilden ist oder ob einfach nur Assets geliefert werden. Dabei sind auch mehrere Workflows innerhalb eines DAM abbildbar – auch völlig automatische, wenn die Assets durch wiederum automatisierte Produktionsprozesse entstehen oder unveränderbar angeliefert werden.
Workflows bei produzierenden Unternehmen
Produzierende Unternehmen müssen im Zeitalter der Digitalisierung eine große Reihe von Assets zur Verfügung stellen. Im Zentrum stehen dabei Fotos von Produkten und deren Einsatz (z.B. Ambiente- oder Actionfotos). Dabei ist es normalerweise so, dass beide Klassen von Fotos über verschiedene Wege realisiert werden. Produktfotos werden oft schon beim Produzenten im Ausland fotografiert oder völlig virtuell erstellt (Stichwort CGI). Actionfotos entstehen möglicherweise auf Schipisten, in Urlaubsregionen oder vielleicht auch Baustellen. In beiden Fällen muss das Bildmaterial final in einem DAM landen, um für weitere Prozesse zur Verfügung gestellt zu werden. Es muss einen Menschen geben, der sagt, ob das Foto so ok ist für die Verwendung oder ob noch Anpassungen durchzuführen sind.
Manueller Workflow
Genau dieser Prozess lässt sich im TESSA DAM entsprechend der Anforderungen im Unternehmen abbilden. Ganz allgemein kann das so aussehen:
- Das Asset kommt in einen Eingangsordner. Hier haben Prozessverantwortliche die Möglichkeit das Asset direkt freizugeben oder Anpassungen anzufordern.
- Im Anpassungsorder finden die Fotografen Bildmaterial nebst Anweisungen hinsichtlich Überarbeitung. Sobald die Überarbeitung erledigt ist, wird das Foto wieder in den Eingangsordner verschoben.
- Asset, die nicht mehr benötigt werden, können in ein Archiv verschoben werden. Dabei muss man sich überlegen, ob es sich bei archivierten Assets nur um solche handeln darf, die bereits im Einsatz waren um man Ausschuss gentrennt aufbewahrt.
Solche Workflows können beliebig weiter ausdifferenziert werden. Häufig ist ein „On Hold“ Schritt sinnvoll, um etwas mehr Übersicht im gesamten Prozess zu haben. Zu viele Workflow-Schritte sind dagegen – zumindest Anfangs – nicht sinnvoll, weil hierdurch Prozess-Verantwortliche leicht den Überblick verlieren können.
Automatischer Workflow
Sollen Zertifikate verarbeitet werden, Bedienungsanleitungen, Produktdatenblätter oder andere im Integrationsprozess nicht veränderliche Dokumente, dann können die Dokumente in einem DAM wie dem TESSA DAM einen automatischen Workflow durchlaufen. Innerhalb dieses Workflows wird lediglich geprüft, um welche Art Asset es sich handelt, in welche Kategorien das Asset gehört und die Metadaten für weitere Prozesse werden ausgelesen. Die Integration der Daten kann hier beispielsweise über dedizierte Ordner auf einem FTP Server laufen. Der Datenlieferant legt dort neue Daten ab und diese werden dann durch den automatischen Workflow in das DAM integriert. Sollten Fehler beim Prozess identifiziert werden, dann laufen die Dateien auf einen Poller und müssen nachgearbeitet werden. Dabei ist die manuelle Benennung der Dateien die häufigste Fehlerquelle.
Workflows bei Händlern
Bei Händlern ist die Lage etwas anders als bei produzierenden Unternehmen. Es gibt Händler mit eigenen Fotografie-Prozess und solche, die lediglich Fotomaterial von Produzenten verarbeiten. Haben Händler den eigenen Fotografie-Prozess, dann unterscheidet sich der Workflow strukturell kaum von einem produzierenden Unternehmen. Verwenden Händler Fotomaterial von Produzenten, dann geht es vorwiegend um die Prüfung der Assets auf Tauglichkeit und deren Standardisierung. Es handelt sich oft um ähnliche Prozesse, wie die bei produzierenden Unternehmen angesprochenen automatisierten Prozesse.
