Erlebe in einer Live-Demo, wie TESSA DAM Deine digitalen Content effizient verwaltet.
Mit jedem neuen Produkt entstehen neue digitale Assets. Produktfotos werden fotografiert oder gerendert, Packshots freigestellt, Anwendungsvideos produziert, Datenblätter erstellt und Zertifikate abgelegt. Kommen mehrere Farben, Größen, Ausführungen oder Verpackungsvarianten hinzu, wächst die Zahl der Dateien schnell.
Für Dich als Hersteller ist deshalb nicht nur die Produktion von Content eine Herausforderung. Entscheidend ist, wie dieser Content anschließend organisiert, geprüft, mit Produkten verknüpft und an Händler, Distributoren, Shops und Marktplätze verteilt wird.
Solange das Sortiment überschaubar ist, funktionieren Netzlaufwerke, Ordnerstrukturen und der Austausch per E-Mail oft noch erstaunlich gut. Mit einigen Tausend Artikeln, mehreren Marken oder internationalen Vertriebskanälen stößt dieses Modell jedoch an Grenzen.
Ein DAM für Hersteller schafft dafür eine zentrale Grundlage. Produktbilder, Videos, Dokumente und weitere digitale Assets werden nicht nur an einem Ort gespeichert. Sie werden strukturiert, mit Produkten verbunden, durch Freigabeprozesse geführt und kontrolliert an die richtigen Kanäle verteilt.
Wenn Produktbilder über Netzlaufwerke, Agenturen und Postfächer verteilt sind
Bei Herstellern kommen digitale Assets aus vielen unterschiedlichen Quellen.
Die Produktfotografie liefert Produktbilder, aber auch Packshots, Detailaufnahmen und Anwendungsbilder. Agenturen erstellen Kampagnenmotive. Aus 3D-Daten entstehen Renderings. Produktmanagement und technische Abteilungen liefern Datenblätter, Zeichnungen, Bedienungsanleitungen oder Zertifikate. Hinzu kommen Logos, Grafiken, Videos und weitere Marketingmaterialien.
Das eigentliche Problem ist dabei selten die Menge an Speicherplatz. Schwieriger wird es, wenn niemand mehr zuverlässig sagen kann, wo die aktuelle und freigegebene Datei liegt.
Auf dem Netzlaufwerk befindet sich vielleicht Produkt_0815_final.jpg, auf dem Agenturserver Produkt_0815_final_neu.jpg und im Postfach eines Mitarbeiters eine weitere Version mit dem Hinweis, dass diese nun tatsächlich freigegeben sei.
Spätestens wenn mehrere Teams mit denselben Assets arbeiten, entstehen Rückfragen. Ist das Produktbild bereits retuschiert? Welcher Packshot gehört zur neuen Verpackung? Darf das Kampagnenmotiv noch verwendet werden? Wo liegt die hochauflösende Datei für den Händler?
Ein DAM setzt genau hier an. Statt Dateien über unterschiedliche Speicherorte und Kommunikationskanäle zu verteilen, entsteht eine zentrale, verlässliche Quelle für digitale Medien. Bei TESSA DAM lassen sich Assets beispielsweise über eine zentrale Ablage speichern, strukturieren, verschlagworten und über Metadaten auffindbar machen.
Das Ziel ist dabei nicht einfach ein größeres digitales Archiv. Es geht darum, dass Dein Team und Deine externen Partner schnell erkennen können, welches Asset aktuell, freigegeben und für den jeweiligen Einsatzzweck geeignet ist.
Assets gehören zum Produkt, nicht nur in einen Ordner
Klassische Dateiablagen denken in Ordnern. Als Hersteller solltest Du dagegen in Produkten denken. Genau dieser Unterschied ist wichtig.
Nehmen wir eine Leuchte mit der Artikelnummer 0815. Sie wird in Schwarz, Weiß und Rot angeboten. Für jede Variante gibt es ein Hauptbild, mehrere Detailaufnahmen und einen Packshot. Zusätzlich existieren ein Anwendungsvideo, eine Montageanleitung und ein technisches Datenblatt.
In einer Ordnerstruktur muss zunächst geklärt werden, wo diese Dateien abgelegt werden sollen. Unter der Produktgruppe? Unter dem Aufnahmejahr? Unter der Farbe? Unter Marketing? Oder unter Produktbilder?
Ein DAM verfolgt einen anderen Ansatz: Die Assets werden direkt mit dem jeweiligen Produkt, der Artikelnummer und gegebenenfalls der Variante verknüpft. Metadaten beschreiben zusätzlich, um welchen Asset-Typ es sich handelt, für welches Land das Medium gedacht ist, in welcher Sprache es vorliegt und welchen Freigabestatus es besitzt. Diese Relationen machen außerdem Lückenanalysen möglich.
Es entsteht eine produktzentrierte Medienstruktur. Wer nach Artikel 0815 sucht, findet die dazugehörigen Assets unabhängig davon, wo eine Datei technisch gespeichert ist. Prozessverantwortliche können auf einen Blick prüfen, welche Assets bereits vorhanden sind und welche noch fehlen und angefordert werden müssen.
DAM und PIM ergänzen sich
Besonders wichtig wird diese Struktur im Zusammenspiel von DAM und PIM.
Ein Product Information Management System verwaltet typischerweise strukturierte Produktinformationen: Produktbezeichnungen, technische Eigenschaften, Maße, Materialien, Beschreibungen, Übersetzungen oder weitere Attribute.
Das DAM übernimmt dagegen die Medienseite des Produkts: Bilder, Videos, Grafiken, PDFs, Zeichnungen, 3D-Dateien und andere digitale Assets.
Die Stärke entsteht durch die Verbindung beider Systeme. Produktinformationen aus dem PIM und Assets aus dem DAM können über Artikelnummern, Produkt-IDs oder andere eindeutige Merkmale zusammengeführt werden. Bei TESSA und Akeneo lassen sich Assets beispielsweise regelbasiert anhand von Produktnummern und weiteren Informationen zuordnen.
Damit entfällt ein großer Teil der manuellen Pflege. Vor allem bei umfangreichen Sortimenten und vielen Varianten ist das entscheidend: Ein Asset muss nicht in jedem System separat gesucht, hochgeladen und gepflegt werden. Wichtig ist allerdings, dass das DAM auch Prozesse abbildet. Gerade als Hersteller brauchst Du einen breiten Satz an Funktionalitäten.
Warum ein DAM für Hersteller auch für die Markenführung wichtig ist
Nicht alle Medien eines Herstellers lassen sich sinnvoll mit einem einzelnen Produkt oder einer Artikelnummer verknüpfen. Neben klassischen Produktbildern gibt es zahlreiche Marken-Assets, die für Marketing, Vertrieb und Medienproduktion genauso wichtig sind. Dazu gehören beispielsweise Logos, Gestaltungselemente, Icons, Key Visuals, Kampagnenmotive, Schriften, Präsentationsvorlagen, Brand Guidelines oder allgemeine Imagebilder.
Solche Assets haben häufig keinen direkten Bezug zu einem bestimmten Artikel und passen deshalb nur bedingt in ein PIM. Dort steht in erster Linie das Produkt mit seinen strukturierten Informationen im Mittelpunkt.
Ein DAM bildet dagegen auch diese übergreifende Markenebene ab. Das ist vor allem für die tägliche Medienproduktion wichtig. Wer einen Katalog, eine Händlerbroschüre, eine Landingpage oder eine Social-Media-Kampagne erstellt, benötigt meist nicht nur Produktbilder. Gleichzeitig werden Logos, freigegebene Markenmotive, grafische Elemente und weitere Vorlagen gebraucht.
Sind diese Dateien über Netzlaufwerke, Agenturordner und einzelne Rechner verteilt, entsteht schnell dasselbe Problem wie bei Produktbildern: unterschiedliche Versionen, veraltete Logos oder Unsicherheit darüber, welche Datei aktuell verwendet werden darf.
Ein zentrales DAM stellt deshalb sowohl produktbezogene Assets als auch markenbezogene Medien bereit. Dadurch greifen interne Teams, Agenturen und andere Dienstleister auf dieselbe aktuelle Grundlage für ihre Medienproduktion zu.
Gerade bei mehreren Marken wird das relevant. Assets können einer Marke, einer Region oder einem bestimmten Verwendungszweck zugeordnet werden, ohne sie künstlich mit einem Produkt im PIM verbinden zu müssen. So ergänzt das DAM das PIM um einen entscheidenden Bereich: Während das PIM die Informationen rund um das Produkt organisiert, verwaltet das DAM die Medien, die für einen konsistenten Markenauftritt notwendig sind.
Vom Shooting bis zur Freigabe: klare Workflows statt E-Mail-Schleifen
Ein Produktfoto ist nach dem Upload selten sofort fertig. Es wird ausgewählt, retuschiert, geprüft und freigegeben. Manchmal fordert das Produktmanagement eine Korrektur. Vielleicht muss die Farbe angepasst oder ein Detail entfernt werden. Bei Verpackungsbildern muss geprüft werden, ob bereits das aktuelle Verpackungsdesign abgebildet ist.
Ohne definierten Prozess laufen solche Abstimmungen häufig über E-Mail und Chat.
„Ist das Bild schon freigegeben?"
„Hat die Agentur die neue Version hochgeladen?"
„Welche Datei darf bereits in den Shop?"
Das Problem dabei ist nicht nur der Kommunikationsaufwand. Informationen über den Status eines Assets sind von der eigentlichen Datei getrennt.
Mit DAM-Workflows lässt sich der Prozess direkt am Asset abbilden. Ein möglicher Ablauf lautet: Upload, Kategorisierung, Retusche, fachliche Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung.
Dein Team erkennt damit unmittelbar, in welchem Status sich ein Asset befindet und welcher Schritt als Nächstes ansteht. Zuständigkeiten werden klarer und Freigaben bleiben nachvollziehbar.
In TESSA kannst Du dafür unterschiedliche Status und Prozessfolgen definieren sowie Zuständigkeiten vergeben. Auch automatisierte Workflows sind möglich, beispielsweise für Dokumente oder Assets, die aus standardisierten Produktionsprozessen kommen.
Das ist gerade für Hersteller interessant. Ein Datenblatt muss schließlich nicht denselben Freigabeprozess durchlaufen wie ein aufwendig produziertes Kampagnenmotiv.
Metadaten und Nutzungsrechte: Nicht jedes Asset darf überall verwendet werden
Ein Bild kann technisch perfekt und trotzdem für einen bestimmten Einsatz ungeeignet sein. Vielleicht wurde das abgebildete Model nur für zwei Jahre lizenziert. Eine Aufnahme darf nur in Europa verwendet werden. Ein Kampagnenmotiv ist ausschließlich für einen definierten Zeitraum freigegeben. Oder eine Agenturlizenz erlaubt die Nutzung im eigenen Onlineshop, aber nicht die Weitergabe an Händler.
Solche Informationen gehören deshalb zum Asset.
Über Metadaten lassen sich Produktzugehörigkeit, Asset-Typ, Marke, Sprache, Land, Freigabestatus, Verwendungszweck und weitere Informationen strukturiert abbilden. Für die Rechteverwaltung kommen Daten wie Lizenzbeginn, Lizenzende oder erlaubte Nutzung hinzu.
Besonders wichtig ist die Frage, was geschieht, wenn ein Nutzungsrecht ausläuft.
Eine Excel-Tabelle mit Lizenzfristen hilft nur dann, wenn jemand sie regelmäßig überprüft. Ein DAM kann die Rechteinformationen dagegen direkt mit dem betreffenden Asset verbinden und das Asset automatisch aus der Verbreitung nehmen, etwa vom CDN löschen.
Das Rechte- und Lizenzmanagement in TESSA ermöglicht beispielsweise, ein Lizenzdatum am Medium zu hinterlegen und vor einem bevorstehenden Lizenzende eine Benachrichtigung auszulösen. Außerdem lässt sich steuern, ob Bilder nur intern oder auch extern verwendet und über definierte Kanäle ausgegeben werden dürfen.
Damit wird aus einer abstrakten Lizenzinformation eine konkrete Regel für den Umgang mit dem Asset. Für Hersteller mit vielen Kampagnen, Marken, Ländern und extern produzierten Inhalten ist das ein wesentlicher Teil der Risikokontrolle.
Produktbilder an Händler, Distributoren und Marktplätze verteilen
Ein Asset hat seinen Zweck nicht erfüllt, nur weil es sauber im DAM gespeichert wurde. Es muss dorthin gelangen, wo es gebraucht wird.
Für Dich als Hersteller können das der eigene Onlineshop, eine Website, Marktplätze, Händler, Distributoren, Tochtergesellschaften, Agenturen, Presseportale oder Vertriebspartner sein.
Gerade an dieser Stelle entsteht ohne zentrale Medienverwaltung viel manuelle Arbeit.
Ein Händler bittet per E-Mail um Produktbilder. Der Vertrieb sucht die Dateien zusammen. Anschließend stellt sich heraus, dass der Händler andere Abmessungen benötigt. Ein Mitarbeiter skaliert die Bilder, benennt sie um und verschickt einen Downloadlink. Branchensysteme wie ETIM oder BIDEX verlangen zusätzlich, dass Dateien in bestimmten Qualitäten über einen Link abrufbar sind.
Selfservice statt Einzelanfragen
Ein Medien- oder Produktportal kann diesen Prozess deutlich vereinfachen. Anstatt Assets einzeln anzufordern, greifen autorisierte Partner selbst auf freigegebene Inhalte zu. Händler können Produktbilder, Datenblätter oder weitere Medien suchen und in den vorgesehenen Formaten herunterladen.
Mit TESSA BrandHub lassen sich beispielsweise Produktdaten und digitale Assets über ein Marken- beziehungsweise Medienportal bereitstellen. Dabei kannst Du steuern, welche Inhalte unterschiedliche Benutzer sehen und herunterladen dürfen.
Das entlastet nicht nur Marketing und Vertrieb. Es erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass externe Partner tatsächlich mit den aktuellen Assets arbeiten.
Ein Master-Asset, verschiedene Ausgabeformate
Ein weiteres Problem entsteht durch die unterschiedlichen technischen Anforderungen der Kanäle.
Für den Printkatalog wird möglicherweise ein hochauflösendes TIFF benötigt. Der Onlineshop verwendet JPEG oder WebP. Ein Marktplatz verlangt bestimmte Abmessungen. Ein Händler möchte ein freigestelltes PNG.
Die Lösung besteht nicht darin, für jeden Kanal dauerhaft eine eigene Kopie desselben Produktbildes zu pflegen.
Sinnvoller ist ein hochwertiges Master-Asset, aus dem die benötigten Varianten automatisiert erzeugt werden. Über die Medienverteilung in TESSA können digitale Assets für unterschiedliche Ausgabekanäle konvertiert und bereitgestellt werden, beispielsweise als Downloadlink.
Damit reduziert sich nicht nur die Zahl redundanter Dateien. Änderungen lassen sich auch leichter kontrollieren, weil alle Ausleitungen auf einer gemeinsamen Quelle basieren. Dateien, die über einen längeren Zeitraum nicht mehr benötigt werden, lassen sich automatisiert entfernen und sparen so Speicherplatz.
Der Übergabepunkt zum Handel ist entscheidend
Hersteller und Händler betrachten Produktmedien aus unterschiedlichen Perspektiven. Der Hersteller produziert und verwaltet die Assets. Der Händler möchte sie möglichst einfach und schnell für seine eigenen Kanäle einsetzen können.
Dafür müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Welche das genau sind, unterscheidet sich je nach Händler, Plattform und Produktgruppe. Häufig geht es jedoch um Dateiformat, Auflösung, Bildgröße, Benennung, Hintergrund, Perspektive, Freistellung und Vollständigkeit.
Bei einem Produkt können beispielsweise ein freigestelltes Hauptproduktbild für Übersichtsseiten und Produktdetailseiten, mehrere Detailansichten, ein Packshot und Moodbilder erforderlich sein. Fehlt eines dieser Assets oder entspricht es nicht den Vorgaben, entstehen Rückfragen, Nacharbeit und gegebenenfalls Nachteile bei der SEO für den Shop.
Ein strukturiertes DAM hilft deshalb nicht nur Deinem Marketing. Es verbessert auch den Übergabepunkt zwischen Hersteller und Handel.
Je eindeutiger Assets Produkten und Varianten zugeordnet sind, je sauberer Freigaben dokumentiert werden und je leichter sich die benötigten Ausgabeformate erzeugen lassen, desto einfacher kannst Du den Handel mit vollständigem Material versorgen. Die Asset-Verwaltung eines PIM ist dafür selten ausreichend. Zusammen bringen beide Systeme neue Produkte schneller und mit weniger manuellen Abstimmungen in den Vertrieb.
Internationale Sortimente und mehrere Marken beherrschbar machen
Mit internationalen Märkten steigt die Komplexität weiter. Dasselbe Produkt kann in Deutschland, Frankreich und Großbritannien verkauft werden, aber nicht zwingend mit denselben Assets.
Die Verpackung unterscheidet sich möglicherweise je Land. Datenblätter und Bedienungsanleitungen benötigen verschiedene Sprachversionen. Bestimmte Zertifikate und Auszeichnungen gelten nur in einzelnen Märkten. Kampagnenbilder sind regional unterschiedlich lizenziert.
Bei mehreren Marken kommt eine weitere Ebene hinzu. Tochtergesellschaften und Vertriebspartner sollen nur die Medien sehen, die für ihre Marke, Region oder Aufgabe relevant sind.
An diesem Punkt sind Kopien in Länderordnern kaum noch beherrschbar.
Ein DAM ermöglicht stattdessen, Assets über Metadaten mit Märkten, Sprachen, Marken und Produktvarianten zu verknüpfen. Über Rollen und Rechte legst Du zusätzlich fest, welche Benutzergruppen auf welche Inhalte zugreifen können.
So versorgt dasselbe zentrale System unterschiedliche Länderorganisationen und Marken, ohne dass jedes Team seine eigene parallele Medienablage aufbauen muss.
Das DAM als Grundlage für KI-gestützte Medienproduktion
Mit dem Einsatz von KI in Marketing und Medienproduktion steigt die Bedeutung einer zentralen und strukturierten Asset-Basis. KI kann Produktbilder verschlagworten, Bildinhalte erkennen, Varianten für unterschiedliche Kanäle vorbereiten oder bestehende Inhalte schneller auffindbar machen.
Damit solche Prozesse zuverlässig funktionieren, braucht die KI jedoch eine klare Ausgangsbasis. Sind Produktbilder, Logos und Kampagnenmotive über unterschiedliche Laufwerke, Cloud-Speicher und Agenturserver verteilt, greift eine KI ebenso leicht auf eine veraltete Produktaufnahme, ein nicht mehr freigegebenes Logo oder ein Asset mit abgelaufenen Nutzungsrechten zu.
Ein DAM schafft hier einen kontrollierten Datenbestand. Weil Assets mit Metadaten, Produkten, Marken, Sprachen, Märkten, Freigabestatus und Nutzungsrechten verknüpft sind, erhalten auch KI-Systeme Kontext darüber, was ein Asset zeigt, wofür es verwendet werden darf und ob es aktuell ist. Gleichzeitig bleibt die Trennung zwischen Original, freigegebenem Asset und KI-generierter Variante nachvollziehbar.
Für Dich als Hersteller wird das DAM damit zunehmend zur Datenbasis für KI-gestützte Content-Prozesse. Wie das bei TESSA konkret aussieht, zeigen wir Dir im Beitrag zu unseren KI-Funktionen.
Woran erkennst Du, dass Dein Unternehmen ein DAM braucht?
Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort ein spezialisiertes Digital Asset Management. Mit zunehmender Produktzahl, mehr Vertriebskanälen und größeren Teams gibt es jedoch typische Warnzeichen.
- Niemand kann zuverlässig sagen, welches Produktbild die aktuelle und freigegebene Version ist.
- Assets liegen parallel auf Netzlaufwerken, lokalen Rechnern, Agenturservern, Cloud-Speichern und in E-Mail-Anhängen.
- Händler und Vertriebspartner fordern regelmäßig Bilder und Dokumente per E-Mail an.
- Dein Team verbringt viel Zeit damit, Produktbilder zu suchen, umzubenennen, zu konvertieren oder erneut zu versenden.
- Produktbilder und Artikelnummern sind nicht systematisch miteinander verknüpft.
- Nutzungsrechte, Lizenzlaufzeiten oder Freigaben werden in separaten Excel-Listen, Kalendern oder E-Mails dokumentiert.
- Länderorganisationen und Marken führen eigene Kopien derselben Medien.
- Für Shops, Händler und Marktplätze werden immer wieder manuell neue Bildgrößen und Formate erstellt.
- Nach einer Aktualisierung lässt sich nur schwer nachvollziehen, welche externen Partner noch mit alten Assets arbeiten.
- Mit jeder neuen Produktlinie steigt der organisatorische Aufwand deutlich stärker als die Zahl der Produkte.
Wenn mehrere dieser Situationen zu Deinem Alltag gehören, liegt das Problem meist weder bei den Kollegen noch am Speicherplatz. Es fehlt eine zentrale Struktur für die Prozesse rund um digitale Assets.
Fazit
Für Hersteller wird das DAM zur Drehscheibe für Produktmedien
Als Hersteller stehst Du am Anfang der Asset-Kette. Bei Dir entstehen Produktbilder, Moodbilder, Packshots, Renderings, Videos, Datenblätter und viele weitere Inhalte, die später von Marketing, Vertrieb, Tochtergesellschaften, Händlern und Marktplätzen benötigt werden.
Eine zentrale Dateiablage allein reicht bei größeren Sortimenten dafür nicht aus.
Ein DAM für Hersteller verbindet Assets mit Produkten und Varianten, macht ihren Status nachvollziehbar, berücksichtigt Nutzungsrechte und sorgt dafür, dass freigegebene Inhalte in den benötigten Formaten zu den richtigen Empfängern gelangen. Damit wird Digital Asset Management zum Bindeglied zwischen Content-Produktion, Produktmanagement und Vertrieb.
Genau für solche produktzentrierten Prozesse haben wir TESSA DAM entwickelt. Von der zentralen Medienverwaltung über Workflows und Rechte bis zur Verteilung an interne und externe Empfänger unterstützt TESSA Dich dabei, Deine digitalen Assets kontrolliert und effizient zu verwalten.
Du möchtest Produktmedien nicht länger suchen, einzeln verschicken und mehrfach pflegen? Dann lerne TESSA DAM in einer individuellen Demo kennen.
