DAM für den Handel: Omnichannel-Assets zentral verwalten und ausspielen

Im klassischen Handel war die Anzahl der Kanäle überschaubar. Produktbilder wurden beispielsweise für Kataloge, Anzeigen und Materialien am Point of Sale benötigt. Im modernen Omnichannel-Handel sieht das anders aus.

Dasselbe Produkt kann heute gleichzeitig über den eigenen Onlineshop, Amazon oder andere Marktplätze, eine Shopping-App, Instagram, digitale Kataloge und zahlreiche Filialen vermarktet werden. Hinzu kommen Vertriebspartner, Händler und Agenturen, die ebenfalls auf aktuelle Inhalte angewiesen sind.

Die Anzahl der benötigten Assets wächst dabei nicht nur aufgrund der zusätzlichen Kanäle. Häufig werden von einem einzigen Ausgangsbild zahlreiche Varianten benötigt:

• hochauflösende Originaldatei für Print
• optimierte Produktansicht für den Onlineshop
• Marktplatz-Version mit vorgegebenen Abmessungen
• komprimierte Darstellung für mobile Anwendungen
• Social-Media-Format für eine Kampagne
• Motiv für Displays oder Werbemittel am Point of Sale

Im Idealfall werden diese Varianten nicht als voneinander unabhängige Dateien verwaltet. Stattdessen gibt es ein verlässliches Master-Asset, aus dem sich die benötigten Formate ableiten lassen.

Mit einem DAM entsteht genau diese zentrale Medienbasis. Bei TESSA können beispielsweise unterschiedliche Exportkanäle definiert werden, über die Medien automatisch in benötigte Formate konvertiert und verteilt werden. So lässt sich aus einer Ausgangsdatei etwa eine Variante für den Onlineshop und eine andere für Print erzeugen.

Warum dezentrale Asset-Verwaltung im Handel schnell an Grenzen stößt

Solange ein Unternehmen nur wenige Produkte und Kanäle bedient, lassen sich Medien teilweise noch über gemeinsame Laufwerke, Cloud-Ordner oder die einzelnen Zielsysteme organisieren. Mit wachsendem Sortiment wird dieses Vorgehen jedoch schnell aufwendig – vor allem auch bei Kontrollaufgaben. Schließlich muss auch geprüft werden, ob für alle Produkte die entsprechenden Bilder in der benötigten Qualität vorhanden sind.

Asset-Beschaffung bei vielen Produkten und Marken ist aufwändig und komplex

Gerade Händler stoßen auf hohe Erwartungen hinsichtlich der Produktdarstellung auf ihren Online-Shops. Die Zahl der zu verwaltenden Asset-Typen und Assets hat deshalb während der vergangenen Jahre stark zugenommen. Deshalb benötigen Händler standardisierte Wege, um diese hohe Zahl an Dateien strukturiert in ihre Systeme zu bekommen. DAM-Systeme wie TESSA helfen dabei, Fotos und andere Dateien strukturiert mit Produktdaten zu verknüpfen.

Unterschiedliche Versionen sind gleichzeitig im Umlauf

Hersteller tauschen mitunter Bilder ihrer Produkte aus – manchmal hat sich die Optik verändert. In diesem Fall muss ein Händler das zum Produkt im Lager passende Foto auf allen Plattformen zeigen. Passen Foto und Produkt nicht zusammen, dann kann es zu Unstimmigkeiten mit Kunden und Retouren kommen. Du musst also sicherstellen, dass das passende Bild rasch auf allen Plattformen ausgespielt wird – auf Deiner Website, auf Marktplätzen und in Broschüren.

Assets müssen immer wieder manuell angepasst werden

Ein Bild wird heruntergeladen, in Photoshop geöffnet, verkleinert, zugeschnitten, umbenannt und anschließend erneut hochgeladen. Für einen weiteren Kanal beginnt der Prozess von vorne.

Bei wenigen Dateien mag das überschaubar sein. Bei Tausenden Produkten und mehreren Vertriebskanälen summieren sich diese Arbeitsschritte erheblich. Deshalb solltest Du nach standardisierten Schnittstellen suchen und mit DAM-Systemen arbeiten, die automatisch importieren und nahtlos arbeiten.

Wissen steckt bei einzelnen Personen

„Wo finde ich das freigegebene Bild für Produkt X?"

„Welches Motiv darf unser Händler verwenden?"

„Ist diese Datei bereits für die Kampagne freigegeben?"

Wenn solche Fragen regelmäßig über E-Mail oder Teams geklärt werden müssen, fehlt eine zentrale Informationsquelle.

Dieselben Inhalte liegen mehrfach im Unternehmen

Produktbilder finden sich im Shop-Backend, im PIM, auf Netzlaufwerken, in Cloud-Speichern und bei Agenturen. Dadurch entstehen Redundanzen und zusätzlicher Pflegeaufwand.

Ein zentrales DAM verfolgt einen anderen Ansatz: Ein Asset wird an einer zentralen Stelle verwaltet und dort mit den relevanten Informationen, Versionen und Berechtigungen versehen.

Was macht ein DAM im Omnichannel-Handel konkret?

Digital Asset Management ist mehr als eine große Bilderdatenbank. Im Omnichannel-Kontext geht es vor allem darum, Assets vom zentralen Ausgangspunkt kontrolliert bis in die verschiedenen Kanäle zu bringen.

1. Assets zentral verwalten

Produktbilder, Videos, Grafiken, PDFs, Druckdaten, Präsentationen oder andere Dateien liegen an einem zentralen Ort. Für die beteiligten Teams entsteht damit eine verlässliche Quelle für digitale Medien.

Statt zu fragen, in welchem Ordner sich ein bestimmtes Asset befindet, greifen Marketing, E-Commerce und Vertrieb auf dieselbe Datenbasis zu.

2. Medien über Metadaten schnell finden

Ein gutes DAM organisiert Assets nicht nur anhand von Ordnern oder Dateinamen. Medien lassen sich mit zusätzlichen Informationen anreichern.

Im Handel können das beispielsweise sein:

• Artikel- oder Produktnummer
• Marke
• Produktkategorie
• Kollektion
• Saison
• Kampagne
• Sprache
• Markt
• Vertriebskanal
• Freigabestatus

Dadurch wird aus einem schwer durchschaubaren Dateiarchiv eine strukturierte Mediendatenbank. Mitarbeitende können gezielt nach den Assets suchen, die sie für einen bestimmten Einsatzzweck benötigen.

3. Formate für unterschiedliche Kanäle automatisiert erzeugen

Einer der größten Vorteile im Omnichannel-Handel liegt darin, nicht jede Medienvariante manuell erstellen zu müssen.

In TESSA lassen sich Exportkanäle definieren, über die Assets automatisch konvertiert werden können. Aus einer Ausgangsdatei können so unterschiedliche Formate für Web, Präsentationen oder Print entstehen.

Das Prinzip ist für Handelsunternehmen besonders interessant: Das hochwertige Master-Asset bleibt erhalten, während die für den jeweiligen Kanal benötigte Variante automatisiert bereitgestellt wird.

4. Freigaben und Versionen kontrollieren

Nicht jedes vorhandene Asset soll sofort veröffentlicht werden. Produktbilder befinden sich möglicherweise noch in Bearbeitung, Kampagnenmotive warten auf eine Freigabe oder bestimmte Inhalte dürfen erst ab einem festgelegten Datum genutzt werden.

Über DAM-Workflows lassen sich solche Prozesse digital abbilden. In TESSA kann beispielsweise ein Freigabestatus definiert werden. Sobald ein Asset den entsprechenden Status erreicht, kann es für vorgesehene Kanäle exportiert werden.

Damit wird nicht nur die Datei selbst verwaltet, sondern auch ihr Status innerhalb des Content-Prozesses.

Konsistente Markenerfahrung über alle Touchpoints hinweg

Die internen Vorteile eines DAM sind schnell sichtbar: Teams suchen weniger, Dateien werden nicht ständig neu erstellt und Abstimmungen nehmen ab.

Für den Handel ist aber noch ein anderer Effekt entscheidend: die konsistente Markenerfahrung für Kunden.

Wer ein Produkt zunächst auf Instagram sieht, sich anschließend im Onlineshop informiert und es später in der Filiale kauft, sollte überall auf aktuelle und zur Marke passende Inhalte treffen.

Das bedeutet nicht, dass ein Motiv auf jedem Kanal identisch aussehen muss. Im Gegenteil: Omnichannel-Content muss sich an das jeweilige Medium anpassen. Ein Instagram-Post funktioniert anders als eine Produktdetailseite oder ein großformatiges Display im Store.

Die Grundlage sollte jedoch dieselbe sein: freigegebene, aktuelle und markenkonforme Assets.

Ein DAM hilft deshalb dabei, die Balance zwischen zentraler Kontrolle und kanalspezifischer Anpassung zu schaffen. Das Brand-Team kontrolliert die Ausgangsmaterialien, während die jeweiligen Kanalverantwortlichen die für ihren Einsatzzweck vorgesehenen Varianten erhalten.

Für Unternehmen mit vielen Filialen und Handelspartnern wird dieser Aspekt besonders relevant. In TESSA können beispielsweise über den BrandHub freigegebene Assets zentral für interne und externe Nutzer bereitgestellt werden.

Rollen und Rechte: Nicht jeder benötigt Zugriff auf alles

Ein zentrales DAM bedeutet nicht, dass automatisch jeder Nutzer jedes Asset sehen, herunterladen oder bearbeiten darf.

Gerade Handelsorganisationen haben oft sehr unterschiedliche Benutzergruppen.

• Marketing erstellt Kampagnen und benötigt Zugriff auf Originaldateien.
• E-Commerce-Teams brauchen aktuelle Produktbilder und Assets für Shop und Marktplätze.
• Filialen benötigen vor allem freigegebene POS- und Kampagnenmaterialien.
• Agenturen müssen Inhalte erstellen oder bearbeiten können, ohne auf alle internen Bereiche zuzugreifen.
• Händler und Vertriebspartner sollen ausschließlich die Inhalte erhalten, die für ihre Nutzung vorgesehen sind.

Über ein Rechte- und Rollenmanagement im DAM lassen sich solche Zugriffe steuern. TESSA ermöglicht es, Benutzergruppen anzulegen und Berechtigungen differenziert zu vergeben.

Das schafft zwei Vorteile gleichzeitig: Inhalte werden leichter zugänglich, während Unternehmen trotzdem die Kontrolle darüber behalten, wer welche Medien nutzen oder verändern darf.

Wie hängen DAM, PIM, Shop und Marktplätze zusammen?

Ein DAM entfaltet seinen größten Nutzen nicht als isolierte Lösung. Im Omnichannel-Handel muss es mit der bestehenden Systemlandschaft zusammenspielen.

Besonders wichtig ist dabei die Verbindung zwischen DAM und Product Information Management, kurz PIM.

Die Aufgaben beider Systeme unterscheiden sich:

Das PIM verwaltet Produktinformationen, beispielsweise Artikelnummern, Maße, technische Eigenschaften, Beschreibungen oder Übersetzungen.

Das DAM verwaltet die dazugehörigen Assets, beispielsweise Produktbilder, Videos, Bedienungsanleitungen oder Kampagnenmotive.

Mehr zu dieser Abgrenzung findest Du in unserem Beitrag PIM und DAM: Unterschiede und Zusammenspiel.

Verbindet man beide Welten, entsteht eine starke Grundlage für Omnichannel-Prozesse.

Ein vereinfachter Datenfluss kann beispielsweise so aussehen:

ERP → PIM ↔ DAM → Onlineshop / Marktplatz / App / Händlerportal

Das PIM kennt das Produkt und seine Eigenschaften. Das DAM stellt die passenden Medien dazu bereit. Über Schnittstellen können diese Informationen zusammengeführt und anschließend für die benötigten Kanäle genutzt werden.

TESSA lässt sich dafür über Integrationen und Schnittstellen in bestehende Systemlandschaften einbinden. Für Akeneo steht beispielsweise ein eigener Konnektor zur Verfügung. Dabei können Produktdaten aus Akeneo im DAM genutzt und Assets aus TESSA mit den entsprechenden Produkten verknüpft werden.

Wer Akeneo einsetzt, findet dazu weitere Informationen unter TESSA DAM für Akeneo PIM.

Wichtig ist der grundlegende Gedanke dahinter: Ein Omnichannel-Prozess sollte möglichst nicht aus vielen manuellen Übergaben bestehen. Produktinformationen und Assets sollten strukturiert zwischen den beteiligten Systemen fließen können.

Was bringt ein DAM dem Handel im Alltag?

Der Nutzen eines DAM lässt sich am besten an den täglichen Abläufen erkennen.

Weniger manuelle Arbeit

Wiederkehrende Aufgaben wie das Konvertieren, Bereitstellen oder Verteilen von Medien können automatisiert oder deutlich vereinfacht werden. E-Commerce- und Marketing-Teams verbringen dadurch weniger Zeit mit Dateiverwaltung.

Weniger Redundanzen

Statt dieselbe Datei in unterschiedlichen Ordnern und Systemen mehrfach zu speichern, gibt es eine zentrale Quelle. Die benötigten Varianten werden daraus abgeleitet.

Schnellere Time-to-Market

Beim Launch eines neuen Produkts müssen nicht erst Bilder aus verschiedenen Quellen zusammengesucht und für jeden Kanal einzeln vorbereitet werden. Durch standardisierte Schnittstellen kann schnell eine große Zahl von Produkten samt Assets integriert werden – und wenn Du diese noch nicht auf Lager hast, stehen sie bereits für das Drop-Shipping bereit.

Sind Produktinformationen, Master-Assets, Metadaten und Exportregeln bereits vorhanden, können neue Inhalte deutlich schneller bereitgestellt werden. Eine enge PIM-DAM-Integration unterstützt genau diesen Prozess.

Neue Kanäle lassen sich einfacher bedienen

Ein zusätzlicher Marktplatz oder ein neuer digitaler Touchpoint bedeutet zwar weiterhin Integrations- und Konfigurationsarbeit. Die grundlegende Medienorganisation muss aber nicht neu aufgebaut werden.

Die Assets liegen bereits strukturiert vor. Für den neuen Kanal muss definiert werden, welche Inhalte und Formate benötigt werden und wie sie bereitgestellt werden sollen.

Gerade für wachsende Handelsunternehmen wird ein DAM damit zu einer skalierbaren Grundlage für ihre Content-Prozesse.

Typische DAM-Anwendungsfälle im Handel

Wie sich diese Vorteile in der Praxis auswirken, hängt von der Organisation ab. Einige Szenarien treten im Handel jedoch besonders häufig auf.

Multi-Store- und POS-Rollouts

Eine neue Kampagne soll gleichzeitig in zahlreichen Filialen starten. Benötigt werden Plakate, Display-Motive, Produktbilder und weitere Materialien.

Ohne zentrale Plattform werden Dateien häufig per E-Mail, Download-Link oder ZIP-Archiv verteilt. Änderungen führen schnell dazu, dass mehrere Versionen im Umlauf sind.

Mit einem DAM greifen Filialen auf zentral freigegebene Inhalte zu. Wird ein Asset aktualisiert, steht die neue Version an der zentralen Stelle zur Verfügung.

Saisonale Kampagnen

Weihnachten, Ostern, Black Friday, Sommeraktionen oder der Start einer neuen Kollektion erzeugen in kurzer Zeit eine große Menge an Content.

Marketing, E-Commerce, Filialen und Partner benötigen unterschiedliche Varianten derselben Kampagne. Ein DAM bündelt diese Inhalte und macht klar, welche Assets aktuell und freigegeben sind.

Ein Beispiel dafür, wie sich Produktbilder und Kampagnenmaterial im Handel zentral organisieren lassen, findest Du auf unserer Lösungsseite Digital Asset Management für den Lebensmittelhandel. Dort kann der TESSA BrandHub unter anderem genutzt werden, um freigegebenes Kampagnenmaterial für Filialen und Handelspartner bereitzustellen.

Händler- und Partnerportale

Auch außerhalb der eigenen Organisation werden Assets benötigt. Händler brauchen Produktbilder für ihre Shops, Vertriebspartner benötigen Präsentationen und Agenturen arbeiten mit aktuellen Logos und Markenmaterialien.

Statt diese Inhalte immer wieder individuell bereitzustellen, kann ein Self-Service-Portal zum Einsatz kommen.

Wie das in einem internationalen Umfeld aussehen kann, zeigt beispielsweise die Medienverwaltung bei LAMY mit TESSA. Dort kommt der TESSA BrandHub für die digitale Markenkommunikation und Bereitstellung von Inhalten für Partner zum Einsatz.

Auch in der Fahrradbranche ist dieses Prinzip interessant, wenn beispielsweise große Fachhandelsnetze zentral mit freigegebenen Produkt- und Markenassets versorgt werden sollen. Assets können beispielsweise auch als Download-Links in strukturierten Daten zur Verfügung gestellt werden, sodass sich diese nahtlos in interne Systeme importieren lassen.

Wann lohnt sich ein DAM für Handelsunternehmen?

Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort ein umfassendes Digital Asset Management. Mit wachsendem Sortiment und steigender Zahl an Kanälen gibt es jedoch typische Hinweise darauf, dass die bisherige Medienverwaltung an ihre Grenzen kommt.

Ein DAM sollte näher betrachtet werden, wenn:

• viele Produktbilder, Videos und Dokumente verwaltet werden,
• es viele Lieferanten und Marken gibt, die bestenfalls strukturierte Daten zur Verfügung stellen,
• mehrere Teams mit denselben Assets arbeiten,
• Produkte über verschiedene Kanäle verkauft werden,
• regelmäßig unterschiedliche Bildformate benötigt werden,
• Mitarbeitende viel Zeit mit Suchen und manueller Dateibearbeitung verbringen,
• Händler, Agenturen oder Filialen mit Medien versorgt werden müssen,
• häufig Unsicherheit über aktuelle Versionen und Freigaben besteht,
• ein PIM, Shopsystem oder andere Plattformen mit Assets versorgt werden sollen.

Dabei geht es nicht allein darum, Dateien zentral zu speichern. Entscheidend ist, ob sich die gesamte Prozesskette von der Erstellung über Freigabe und Verwaltung bis zur Ausspielung verbessern lässt.